Cuando se busca conocer el estado de una empresa, el informe de trabajo es un documento que no puede faltar. Recabar información de los diferentes aspectos de un negocio es importante, ya que servirá para tomar las decisiones acertadas. Es preciso tratarlos, darles un contexto y facilitar su comprensión para los profesionales a quienes estén dirigidos, como puede ser la dirección o el jefe de un grupo de trabajo.
Un informe de trabajo es un documento en el que se recogen los resultados de una actividad. Su objetivo es el de evaluar la ejecución de la tarea o actividad expuesta en el informe laboral y los resultados obtenidos. También ofrece una visión del estado del negocio en diferentes aspectos, lo que permite tomar decisiones informadas en relación con los hechos acontecidos.
No existe un solo reporte laboral, ya que estos cubren diferentes áreas de la actividad de una empresa.
El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, el Banco de España y la Agencia Tributaria ponen en marcha el Observatorio de Márgenes Empresariales. El Observatorio nace con el objetivo de aumentar la información disponible sobre los márgenes empresariales y de mejorar el conocimiento sobre su evolución y sus implicaciones para el conjunto de la economía. En el primer informe trimestral publicado por el Observatorio se presentan los resultados de un primer análisis de la evolución reciente de los márgenes empresariales en nuestro país. Los resultados de este trabajo ponen de manifiesto, en primer lugar, que los márgenes empresariales presentan una extraordinaria heterogeneidad, tanto entre distintos sectores, como entre empresas de un mismo sector.
Pasos para hacer un Informe Fácil y Rápido
Ejemplo de Estructura de un Informe Trimestral
A continuación, se presenta un ejemplo de la estructura y los elementos que podrían incluirse en un informe trimestral empresarial, tomando como referencia la información proporcionada.
1. Datos Generales
- Documento confidencial
- Departamento: Marketing y Organización
- Periodo: Enero, Febrero, Marzo
2. Resumen Comercial
Este apartado incluye información sobre la actividad comercial durante el trimestre:
- Número de visitas
- Número de presupuestos emitidos (alquiler)
- Importe presupuestos emitidos (alquiler)
- Importe presupuestos aceptados (alquiler)
A continuación, se presenta una tabla con los datos comerciales del primer trimestre de 2008, comparados con el cuarto trimestre de 2007 y el primer trimestre de 2007:
| Métrica | 1T08 | 4T07 | 1T07 | Var. % 3m | Var. % 12m |
|---|---|---|---|---|---|
| Deuda vencida | 202.987 | 285.697 | N.D. | N.D. | N.D. |
| Nº visitas | 1.206 | N.D. | N.D. | N.D. | N.D. |
| Nº presupuestos emitidos (alquiler) | 399 | 325 | 471 | 22,77 | -15,29 |
| Importe presup. emitidos (alquiler) | 44.866 | 33.785 | 50.362 | 32,80 | -10,91 |
| Importe presup. aceptados (alquiler) | 9.730 | 11.162 | 15.934 | -12,83 | -38,94 |
3. Cierre de Obra
Este apartado evalúa la eficiencia en el cierre de proyectos:
- % Recuperación hierro
- % Recuperación merma
- % Recuperación reparaciones
4. Análisis Financiero
Se incluyen los principales indicadores financieros de la empresa:
- Activos Totales
- EBITDA acumulado ejercicio
5. Recursos Humanos
Los informes de gestión de Recursos Humanos que se emiten permiten detectar oportunidades, carencias o comprobar el funcionamiento de una estrategia de employer branding, por poner un ejemplo.
- Informes de RR. HH.
- Evaluación de desempeño: La evaluación de desempeño está diseñada para conocer el rendimiento de la plantilla a diferentes niveles: individual, grupos de trabajo o en su conjunto.
- Edad y Antigüedad de la plantilla: Conocer la edad de la plantilla y la antigüedad laboral de los trabajadores ayuda a crear planes de jubilación o de planes de incentivos laborales, a ofrecer mejores reconocimientos o a conocer la media de años que pasa un empleado en la empresa.
- Absentismo: El absentismo tiene un coste alto para cualquier empresa. La acumulación injustificada de faltas es síntoma de diversos problemas, como la desmotivación, el burnout o acoso en el entorno laboral.
- Reclutamiento y selección: El reclutamiento y selección de personal tiene como objetivo encontrar el talento que la empresa necesita. Por tanto, es indispensable determinar si se han cumplido las metas, el coste que ha supuesto, el desempeño de los reclutadores o el periodo de tiempo en el que se ha desarrollado.
6. Facturación
Detalle de la facturación por diferentes conceptos:
- Alquiler
- Merma
- % Abonos / Facturación
7. Seguimiento de Cobro
Análisis de la deuda pendiente y vencida:
- Pendiente recibir
- Deuda vencida
- Deuda vencida > 30 días
8. Rentabilidad
Evaluación de la rentabilidad global y por obra:
- Rentabilidad global
- Rentabilidad por obra
- % Ocupación
9. Visitas
Seguimiento de las visitas comerciales:
- Nº visitas
- Nº visitas oportunidades
- Nº visitas cobro
- Nº visitas seguimiento planificadas
10. Gestión de Stocks
Control del inventario y costos:
- Valor stock campa (PVP)
- Uds. Referencia campa
- Stocks Costes
11. Unidades de Referencia
Evolución del parque de unidades de referencia:
- Puntal (uds. 3m)
- Puntal (uds. 4m)
- Puntal (uds. 5m)
- Sistema (m2)
- Tablero (m2)
12. Gestión de Transportes
Análisis de los costos y tiempos de transporte:
- Media transportes
- Coste transporte ajeno
13. Activo y Pasivo
Detalle de los activos y pasivos de la empresa:
- Inmovilizado intangible
- Inmovilizado material
- TOTAL ACTIVO
14. Ingresos y Gastos
Análisis de los ingresos y gastos del periodo:
- Gastos financ. y asimilados
- Gastos extraordinarios
- Beneficios antes de impuestos
15. Deuda Pendiente de Cobro
- Deuda pendiente cobro ajustada
- Impagados
16. Gastos Generales
Análisis de los gastos generales del departamento:
- Publicidad y RRPP
- Conservación inmovilizado
La principal razón para pasarse a lo digital es la velocidad y la agilidad que se ganan. Además, la información se ofrece de forma más comprensiva. No se trata de grupos de cifras y letras, sino que se muestra en gráficos, infografías y otros formatos sencillos de comprender. Por descontado, no habrá que crearlos a mano y se podrá seleccionar qué indicadores aparecen reflejados.