De todo el papeleo al que debe enfrentarse un autónomo o una empresa en su día a día, hay algo totalmente ineludible: la fatídica y temida declaración trimestral del IVA. ¿Realmente es para tanto? Lo cierto es que no. De hecho, en esta guía paso a paso te vamos a explicar qué es, cómo se presenta y todo lo que debes saber sobre ella. Descubrirás que, en realidad, es un proceso muy sencillo y que incluso puede beneficiarte.
¿Qué es la Declaración Trimestral del IVA?
Por si no lo sabías ya, el IVA es el Impuesto al Valor Añadido con el que se gravan servicios y productos. Los autónomos y empresas recaudan este impuesto como sujetos pasivos cada vez que brindan un servicio o venden algún bien a un cliente. También se deducen el IVA pagado por el consumo de bienes y/o servicios necesarios para su actividad.
¿Y dónde se refleja todo eso para rendir cuentas con el Estado? En efecto en la declaración trimestral del IVA. Se llama así porque la liquidación de este impuesto se suele hacer una vez cada tres meses. Aunque es cierto que, en casos muy contados, puede ser mensual.
La declaración trimestral del IVA es un trámite esencial para autónomos o profesionales que desarrollan alguna actividad sujeta al IVA, resultando clave para mantener una correcta gestión fiscal y evitar sanciones. Este proceso permite al contribuyente declarar y liquidar el Impuesto sobre el Valor Añadido correspondiente a sus operaciones económicas durante tres meses.
Al desarrollar su actividad, los autónomos y empresarios acumulan el IVA de las ventas o servicios y, a su vez, deducen el IVA pagado en sus compras y gastos profesionales. La diferencia entre ambos es lo que se debe liquidar ante la Agencia Tributaria mediante el modelo 303 cada trimestre.
Esto es lo que se conoce como declaración trimestral de IVA, aunque en ciertos casos, como las empresas acogidas al régimen de devolución mensual (REDEME), la declaración puede ser mensual.
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¿Quién tiene que presentar la Declaración Trimestral del IVA?
Todo profesional o empresa que lleve a cabo una actividad con la que se recauda IVA está obligado a presentar las declaraciones trimestrales de este impuesto. Además, es algo totalmente obligatorio, aunque ahora hablaremos mejor de eso.
Todo profesional, autónomo o empresa que realice actividades sujetas a IVA está obligado a presentar este modelo, independientemente de su forma jurídica (autónomo, sociedad, cooperativa, etc.) y sin importar el resultado de la declaración, ya sea a pagar o a devolver, dependiendo de si el IVA soportado supera al recaudado.
Además de los autónomos y empresas, deben presentar el modelo 303 los arrendadores de inmuebles y los promotores inmobiliarios. Sin embargo, existen excepciones para ciertas actividades exentas de IVA, como los servicios médicos, sanitarios, psicológicos, educativos y formativos. En estos casos, al no aplicar IVA a las facturas emitidas a clientes, no es necesario cumplimentar ni presentar el modelo 303.
Asimismo, el IVA soportado en los gastos relacionados con estas actividades se contabiliza como un aumento en el coste del gasto en las declaraciones de IRPF, en lugar de deducirse como IVA soportado.
¿Se tiene que hacer la trimestral de IVA si no se ha tenido actividad?
Se pueden dar casos de trimestres en los que no se haya tenido actividad alguna. Sin embargo, todo trabajador por cuenta propia está obligado a presentar el IVA con su correspondiente declaración trimestral. No importa que no se hayan generado ingresos o gatos, ni tenido actividad alguna. Eludir esta obligación puede derivar en sanciones por parte de Hacienda.
Y sería un grave error porque, cuando pagas más IVA del que recaudas, esta declaración trimestral te saldrá negativa, lo que significa que Hacienda “está en deuda” con el contribuyente. Estos importes negativos se pueden acumular para futuros trimestres, lo que se denomina “IVA a compensar», o pedir a Hacienda que nos lo ingrese, denominado formalmente “IVA a devolver”.
Plazos para la Presentación del IVA Trimestral
La presentación del IVA es una declaración trimestral obligatoria para todos los autónomos. Se debe presentar 4 veces al año.
¿Cuáles son las fechas y los periodos correspondientes?
- Enero, Febrero y Marzo (trimestre 1): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de abril.
- Abril, mayo y junio (trimestre 2): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de julio.
- Julio, Agosto y Septiembre (trimestre 3): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de octubre.
- Octubre, Noviembre y Diciembre (trimestre 4): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 30 de enero del año siguiente.
Las declaraciones online del modelo 303 con resultado a pagar a Hacienda, y que se domicilian en cuenta corriente, se deben presentar cinco días antes en cada período. Esto quiere decir que los plazos para la presentación finalizan el 15 de abril, julio y octubre, y el 25 de enero.
Hay que remarcar que estos plazos se basan en días hábiles, por lo que si el último día cae en festivo, el plazo se extiende al siguiente día hábil.
¿Qué modelos hay que presentar en la declaración trimestral del IVA?
El documento principal que se debe presentar en la declaración trimestral del IVA es el modelo 303. Ahí es donde se indica todo el IVA repercutido y el IVA soportado del trimestre anterior. En caso de facturar a clientes internacionales, dentro de la UE, tiene que registrar también el IVA intracomunitario mediante el modelo 349 (generalmente, trimestral, aunque puede ser mensual en base a la facturación).
Por otra parte, cada año se debe presentar también el modelo 390, que es un resumen anual del IVA.
Además del modelo 303, existen otros modelos de IVA que se deben conocer:- Modelo 349. Es necesario en los casos que haya que declarar operaciones intracomunitarias. Esto es, transacciones de bienes o servicios con otros profesionales de la Unión Europea. Esta declaración trimestral habrá que realizarla siempre que el total de operaciones no exceda los 50.000 euros.
- Modelo 309. Lo tienen que presentar aquellos que no están obligados a hacer liquidaciones periódicas de IVA. Solo habrá que presentarlo en algunos casos, como la adquisición intracomunitaria de vehículos nuevos o compras intracomunitarias de bienes por sujetos pasivos.
- Modelo 390. Es una declaración anual que recopila todas las transacciones relevantes para la liquidación del IVA. Este modelo sintetiza los datos de todos los modelos 303 presentados en el año, asegurando que las cantidades declaradas coincidan en ambos formularios.
- Modelo 369: Modelo tributario destinado a empresas o trabajadores por cuenta propia que prestan servicios electrónicos o productos digitales a consumidores finales que se encuentran en Europa. Es un modelo de IVA que se presenta trimestralmente haciendo uso de la ventanilla única del IVA, también conocida como VAT OSS (por la siglas en inglés de «VAT One-Stop Shop»).
¿Cómo hacer la declaración trimestral del IVA?
Para hacer la declaración trimestral del IVA es importante que tengas tus facturas de venta y tus facturas de gasto al día, por lo que te conviene tener tu facturación totalmente actualizada. Muy importante también tener el certificado digital, sin él, nos será imposible entregar el modelo telemáticamente, u otra forma de confirmar tu identidad electrónicamente (como DNI-E).
De este modo, lo único que tendrás que hacer con el modelo 303 es indicar el importe de todo el IVA repercutido de tus facturas de venta del trimestre anterior y restar el IVA soportado de las facturas de compra.
La Agencia Tributaria, a través de su web, te permite hacer la declaración trimestral del IVA de varias formas:
- Presentación con fichero: aportas un archivo con el que el modelo se rellena solo
- Presentación a través del servicio de ayuda: rellenas el modelo de forma digital a través de la plataforma que facilita la AEAT.
Como decíamos, también es posible solicitar el formulario del modelo para su presentación, con el fin de descargarlo, rellenarlo y presentarlo presencialmente. Sin embargo, esta opción va a quedar en desuso muy pronto.
Para rellenar el Modelo 303, estos son los pasos a seguir:
- Identificación y devengo: En esta sección, debes indicar el año fiscal y el periodo de la declaración. Añade tu NIF y tu nombre o la razón social de tu empresa. También debes marcar si estás inscrito en el sistema de devolución mensual del IVA, si estás bajo el régimen simplificado, si presentas una autoliquidación conjunta, si tu empresa está en concurso de acreedores y si participas en el régimen del criterio de caja.
- Liquidación: Aquí se agrega el total de ingresos para calcular el IVA que debes pagar a la Hacienda, añadiendo tanto el IVA devengado como el deducible. Abajo, deberás especificar el IVA deducible o soportado, que es el IVA que tus proveedores te han cobrado y que puedes desgravarte.
Casillas importantes del Modelo 303:
- Casillas 1 a 9: Aquí se declaran los ingresos según el tipo impositivo aplicable (21%, 10%, 4%)
- Casillas 10 a 13: Se refieren a operaciones intracomunitarias y exentas de IVA
- Casillas 14 y 15: Si necesitas modificar alguna base o cuota de IVA
- Casillas 16 a 24: Corresponden a facturas sujetas al recargo de equivalencia
- Casillas 25 y 26: Modificaciones en bases y cuotas con recargo de equivalencia
- Casilla 27: Total de cuota de IVA devengada
- Casillas 28 a 31: Reflejan compras de bienes corrientes y de inversión dentro del territorio nacional
- Casillas 32 a 35: Operaciones extracomunitarias
- Casillas 36 a 39: Compras a operadores intracomunitarios
- Casillas 40 y 41: Rectificación de deducciones
- Casilla 42: Compensaciones para el régimen especial de agricultura y pesca
- Casilla 43: Regularización de inversiones
- Casilla 44: Regularización de la declaración en el cuarto trimestre
- Casilla 45: Total a deducir
- Casilla 46: Resultado del régimen general
- Casilla 47: Importe de ingresos bajo régimen simplificado
- Casillas 59 a 61: Información sobre operaciones intracomunitarias y fuera de la Unión Europea
- Casillas 62, 63, 74, 75: Base imponible y cuotas de IVA bajo el criterio de caja
Posibles resultados del modelo 303
- Cero: No se ha realizado actividad en el trimestre.
- A compensar: El IVA soportado en compras es mayor que el repercutido en ventas. Hacienda te debe la diferencia. En los tres primeros trimestres no te devuelve lo sobrante, sino que lo va compensando trimestre a trimestre hasta el cuarto. Es decir, restando esa cantidad al IVA que debes presentar.
- A devolver: Se solicita la devolución del IVA en el cuarto trimestre. Si tienes un saldo de IVA a compensar, puedes optar por dejarlo para compensar en el siguiente ejercicio fiscal o solicitar su devolución a la Agencia Tributaria.
- A pagar: Debes realizar el pago del IVA, pudiendo domiciliarlo, pagar mediante NRC (Número de Referencia Completo) o solicitar un aplazamiento.
¿Qué gastos me puedo deducir en la trimestral de IVA?
Puedes deducir el IVA de todos los gastos ligados a tu actividad profesional. Entre esos gastos están, por ejemplo, el alquiler de la oficina o local donde realices tu actividad (si trabajas desde casa, se puede deducir el porcentaje de esta dedicado exclusivamente al trabajo), también el teléfono profesional, las dietas, el kilometraje (en función de la necesidad de usar vehículo) y más.
Siempre y cuando se pueda justificar que es un gasto necesario para tu trabajo, su IVA se podrá deducir de la trimestral del IVA.
Para optimizar el pago de impuestos y evitar costes innecesarios, es fundamental conocer qué gastos puedes deducir en tu declaración trimestral del IVA.
Para empezar, debes tener en cuenta que el IVA soportado en determinados bienes y servicios es deducible siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad económica del autónomo o la empresa. Esto implica que cumpla con los siguientes requisitos:
- Ser necesario para la actividad económica y estar vinculado a la generación de ingresos.
- Estar correctamente documentado con una factura completa (las facturas simplificadas, como los tickets, no siempre son deducibles).
- Figurar en los registros contables de la empresa o autónomo.
Estos son algunos de los gastos deducibles más habituales:
- Alquiler de oficinas.
- Material y equipos informáticos.
- Suministros y servicios profesionales.
- Transporte, dietas y gasolina en determinadas condiciones.
Evidentemente, no todos los gastos de una empresa pueden deducirse automáticamente. Hacienda revisa con especial atención algunos de ellos, por lo que es importante justificar su relación con la actividad profesional.
Formas de presentar la declaración trimestral del IVA
La trimestral del IVA siempre se ha podido presentar en papel y en digital. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2023, será imposible presentar el modelo 303 en papel de forma presencial. Así, solo queda disponible la presentación telemática.
La Agencia Tributaria, a través de su web, te permite hacer la declaración trimestral del IVA de varias formas:
- Presentación con fichero: aportas un archivo con el que el modelo se rellena solo
- Presentación a través del servicio de ayuda: rellenas el modelo de forma digital a través de la plataforma que facilita la AEAT.
Como decíamos, también es posible solicitar el formulario del modelo para su presentación, con el fin de descargarlo, rellenarlo y presentarlo presencialmente. Sin embargo, esta opción va a quedar en desuso muy pronto.
Errores Comunes al Presentar la Declaración Trimestral del IVA
Uno de los errores más habituales es omitir facturas, tanto de ventas como de compras. Esto puede afectar el cálculo del IVA a pagar o devolver y generar discrepancias en futuras inspecciones de Hacienda.
Para evitarlo, te recomendamos utilizar un software de facturación que registre automáticamente todas las operaciones. En España existen tres tipos de IVA:
- General (21 %): aplicable a la mayoría de bienes y servicios.
- Reducido (10 %): para alimentos, transporte y productos farmacéuticos, entre otros.
- Superreducido (4 %): para productos de primera necesidad como pan, leche o libros.
Aplicar un tipo de IVA incorrecto puede provocar ajustes en futuras declaraciones e incluso sanciones. Antes de emitir tus facturas, consulta siempre el tipo de IVA aplicable.
¿Qué pasa si no se presenta la declaración trimestral del IVA?
Como acabamos de ver, si estás dado de alta como recaudador del IVA tienes que presentar la declaración trimestral aunque no hayas tenido actividad durante el período impositivo (a no ser que tu actividad esté exenta de IVA, como acabamos de ver). En caso de no presentar la declaración trimestral del IVA a tiempo, la AEAT impone un recargo o sanción que, tal como indica la Ley General Tributaria, varía en función del resultado de la declaración del IVA.
Resultado positivo con una cantidad a ingresar
Si la declaración trimestral del IVA que no has presentado arrojaba un resultado positivo que te obligaba a ingresar una cantidad de dinero a la AEAT, hay que asumir un recargo sobre la cantidad de IVA pendiente de pago. El porcentaje del recargo varía en función de cuánto tiempo haya pasado desde la fecha límite hasta la fecha de presentación:
- Durante los 3 primeros meses posteriores al plazo establecido: 5 %
- Entre los 3 y 6 meses posteriores al plazo establecido: 10 %
- Entre los 6 y 12 meses posteriores al plazo establecido: 15 %
- Más de 1 año tras la finalización del plazo establecido: 20 % y un 4,0625 % de intereses de demora (este es el porcentaje fijado en 2024, pero podría cambiar en los próximos años).
En algunos casos no solo hay un incumplimiento del plazo, sino que la Agencia Tributaria ha tenido que notificar el retraso con un requerimiento de pago. En estos casos, la AEAT aplicará una sanción cuyo importe dependerá de la gravedad de los hechos. Estas son las categorías:
- Sanción del 50 %: infracciones leves, como por ejemplo, un error involuntario que no perjudique económicamente a la AEAT.
- Sanción del 100 %: infracciones graves, como por ejemplo, haber indicado cantidades inferiores a las reales, independientemente de si el error es voluntario o involuntario.
- Sanción del 150 %: infracciones muy graves, como por ejemplo, ocultar información fiscal de forma deliberada para dificultar las tareas de inspección por parte de la AEAT.
Resultado negativo con una cantidad a devolver
Cuando la declaración genera un resultado negativo, es la AEAT quien ha de compensarte, ya sea restando esa cantidad del importe que tengas que pagar en futuras declaraciones o tramitando la devolución del IVA.
Consejos Adicionales
- El cumplimiento de las obligaciones fiscales es clave para la estabilidad financiera de cualquier empresa.
- Hacienda exige conservar todas las facturas y justificantes durante cuatro años.
- Si realizas compras o ventas dentro de la Unión Europea, recuerda que debes declarar las operaciones en el modelo 349.
- Al presentar la declaración trimestral del IVA, no todo el IVA soportado será deducible. En resumen, la clave está en tener los procesos contables, fiscales y de facturación bien alineados.