El Sistema RED es una plataforma online diseñada para facilitar la comunicación y el envío de documentación entre las empresas y la Seguridad Social. A través de este sistema, las empresas y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) pueden interactuar e intercambiar información de manera eficiente a través de Internet.
En este artículo, exploraremos en detalle qué es el Sistema RED, sus funciones, quiénes están obligados a utilizarlo y los pasos necesarios para registrarse y comenzar a operar en esta plataforma esencial para la gestión laboral y de seguridad social en España.
La gestión de trámites con la Seguridad Social ha evolucionado hacia un entorno cada vez más digital. En este contexto, el Sistema RED se ha convertido en una herramienta clave para empresas, asesorías y profesionales que necesitan comunicar datos de forma ágil y segura con la Administración. Sin embargo, aunque su nombre resulte familiar para muchos, no siempre está claro en qué consiste exactamente ni quién debe utilizarlo.
¿Qué es el Sistema RED?
El Sistema RED es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad (TGSS) que facilita los trámites entre la empresa (también las agrupaciones de empresas y los profesionales) y la TGSS a través de internet. Este servicio está operativo desde 2008.
Según indica la página web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “mediante este procedimiento, los usuarios pueden entrar en contacto directo con la TGSS, accediendo así a los datos de empresa y trabajadores, y remitirle, por vía telemática, los documentos de cotización y afiliación y los partes médicos de baja, sin necesidad de desplazamiento físico a las oficinas y sin límite horario, y evitando el uso de papel”.
Objetivos y propósito del Sistema RED
El principal objetivo del Sistema RED es la digitalización de los trámites, lo que a su vez facilita una comunicación rápida y directa con la Administración pública. De esta forma, los autónomos y las empresas pueden cumplir sus obligaciones con la TGSS y el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) por vía electrónica. Estas obligaciones son aquellas relacionadas con altas, bajas, solicitudes de prestaciones, modificaciones de datos...
Funciones y ventajas del Sistema RED
El Sistema RED se gestiona de manera online. El usuario y la Seguridad Social están en constante comunicación telemática, siendo el certificado digital el elemento que garantiza la seguridad en las comunicaciones. Este servicio se puede emplear en cinco ámbitos concretos:
- Cotización a la Seguridad Social.
- Afiliación de trabajadores.
- Trámites de incapacidad laboral.
- Gestión de autorizaciones CCC o NAF.
- Remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos.
A modo de resumen, los trámites más habituales que facilita el Sistema RED son los que tienen que ver con la presentación de documentos de las series TC2 (relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores e ingresos de las cuotas mediante domiciliación, todos dentro del apartado de cotización. Respecto a la afiliación, destacaremos las altas, bajas y variaciones de los datos de los trabajadores, así como las peticiones de informes relativos a los trabajadores o la propia empresa.
Cotización a la Seguridad Social
El ámbito de actuación del Sistema RED en cotización abarca la presentación por medios telemáticos de cotizaciones correspondientes a los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) de distintos regímenes, como el Régimen General, el Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar. En este punto se pueden entregar documentos TC2 e ingresar cuotas, entre otras cosas.
Afiliación de trabajadores
Las actuaciones a realizar en el ámbito de los afiliados de una empresa permiten transmitir y procesar acciones de afiliación para los trabajadores individuales adscritos a los CCC que posee la empresa. En cuanto a los trámites de afiliación que se pueden realizar a través del Sistema RED, caben destacar los trámites de trabajadores (altas y bajas, cambios de contrato, etc.), las consultas (situación del afiliado en la empresa, situación de la empresa, etc.), los informes (vida laboral de afiliados, los informes de IT por enfermedad común, etc.) o los trámites CCC.
Trámites de incapacidad temporal
La funcionalidad de partes de altas y bajas de incapacidad temporal permite la remisión al Instituto Nacional de la Seguridad Social y/o a las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social de los partes de alta y baja médica, tanto los derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales, y también los partes de confirmación.
Gestión de autorizaciones CCC o NAF
Es posible realizar gestiones de una autorización respecto a sus CCC y NAF (Número de Afiliación), así como a sus usuarios secundarios. Esta opción está disponible en “Sistema RED Online”, en el apartado “Gestión de autorizaciones”.
Remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos
Tras proceder a la remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos, el trabajador tiene derecho a percibir el subsidio correspondiente. La prestación económica se dirige a cubrir la pérdida de rentas que se produce "durante los períodos de descanso que se disfruten por nacimiento, adopción, guarda con fines de adopción y acogimiento familiar".
¿Quiénes están obligados a usar el Sistema RED?
Ahora bien, ¿es obligatorio utilizar el Sistema RED? Pues sí, pero solamente en ciertos casos, como vamos a ver a continuación.
Empresas en el Régimen General
Básicamente, están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones y otros responsables de las cotizaciones al margen del número de trabajadores que den de alta. La página web oficial de la Seguridad Social se refiere a este aspecto en los siguientes términos: “Tras la publicación de la Orden ESS/484/2013, están obligados a incorporarse al Sistema RED las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del Sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantenga en alta”.
Autónomos y sus obligaciones
La página web de la Seguridad Social también indica lo siguiente con respecto a la Orden ESS/484/2013: “En el caso de los trabajadores incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, con excepción de los correspondientes al Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, solo estarán obligados a su incorporación efectiva al Sistema RED los que al mismo tiempo tengan la condición de empresarios obligados a transmitir por dicho sistema los datos relativos a sus trabajadores, en cuyo caso también estarán obligados a transmitir por el mismo sistema sus propios datos como trabajadores autónomos”.
Es decir, los trabajadores inscritos en el RETA, salvo los autónomos agrarios, tendrán que presentar la documentación mediante el Sistema RED solo cuando estén obligados a transmitir los datos relativos a sus trabajadores. Al presentar estos datos también tendrán que presentar los suyos propios.
En otras palabras, hasta 2018 solo los autónomos con trabajadores por cuenta ajena a cargo estaban obligados a registrarse en el Sistema RED. A partir de 2018, en teoría, la Orden ESS/214/2018 establecía la obligación de todos los trabajadores autónomos a incorporarse en el Sistema RED, independientemente de que tengan personal contratado o no. Sin embargo, en la práctica, el criterio de la Seguridad Social sigue siguiendo el mismo que el de la orden anterior (ESS/484/2013).
En resumen, los autónomos sin trabajadores a cargo pueden optar por acogerse al Sistema RED o gestionar sus trámites directamente a través de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Comunicaciones y obligaciones
Una vez inscritos, a los trabajadores autónomos se les puede comunicar a través del Sistema RED por vía telemática cualquiera de las siguientes notificaciones:
- Reclamaciones de deuda.
- Providencias de apremio.
- Comunicación del inicio de procedimiento de deducción.
- Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
- Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.
Estas notificaciones obligan a los autónomos registrados en el Sistema RED a tener un ordenador preparado con acceso a la Sede Electrónica y revisar periódicamente las notificaciones que van entrando en el buzón. Esto es importante, porque, si una notificación se pasa por alto y no se lee, pasado un tiempo preceptivo el sistema dará automáticamente como notificado al autónomo y comenzará a correr el plazo legal.
Excepciones y alternativas
Como regla general, todos los trabajadores incorporados en el Régimen Especial de la Seguridad Social de Trabajadores Autónomos (RETA) y en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar están obligados a afiliarse al Sistema RED. Sin embargo, algunos colectivos están excepcionalmente exentos de inscripción, tal y como establece la mencionada Orden de 2018. Son los siguientes grupos:
- Profesionales incorporados al Sistema de Empleados del Hogar.
- Profesionales taurinos.
- Autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, grupos segundo y tercero.
Como ya hemos visto, otra excepción la componen los trabajadores autónomos agrarios. Además, los autónomos sin personal a cargo pueden elegir entre el Sistema RED y la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
Pasos para darse de alta en el Sistema RED
¿Quieres darte de alta en el Sistema RED? Primero necesitas saber si te corresponde acceder a RED Directo o a RED Internet:
- RED Directo. Para autónomos y empresas con menos de 15 trabajadores contratados.
- RED Internet. Para autónomos y empresas con más de 15 trabajadores.
Después tienes que decidir si quieres darte de alta mediante un autorizado RED que actúe en representación tuya o en nombre propio. A partir de ahí, para darse de alta en el Sistema RED se requiere estar debidamente autorizado por la TGSS. Además, para acceder al servicio es imprescindible tener un certificado electrónico válido "que garantice la seguridad y confidencialidad de todas las actuaciones".
Solicitar un certificado digital
Para solicitar un certificado digital es necesario realizar un trámite previo en una entidad de certificación reconocida por el Estado. Por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria o la Cámara de Comercio.
En pocas palabras, hay que enviar una solicitud previa a través de la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y luego acudir de manera presencial a una de las oficinas habilitadas para acreditar la identidad. A continuación, recibiremos un código por correo electrónico con el que podremos descargar el certificado digital e instalarlo en los dispositivos pertinentes. Normalmente, se instala en uno o más ordenadores, pero también el certificado digital también se puede instalar en otros terminales, como tabletas y teléfonos móviles.
Solicitar autorización
Ten en cuenta que existen dos tipos de autorización: si nuestro NIF se corresponde con el NIF de la autorización, entonces pediremos autorización para actuar en nombre propio, sirviendo la autorización para gestionar CCC o NAF. En el caso de que el NIF no corresponda, se pedirá una autorización para actuar en nombre de otros y se distinguirá entre profesionales colegiados o terceros.
En cuanto a la documentación a presentar, junto al importante formulario FR101 (que es una solicitud de autorización para el Sistema RED), deberemos añadir: una fotocopia del DNI, documentación que acredite la representación de la persona física o jurídica y el certificado profesional colegiado (en su caso).
El siguiente paso consiste en solicitar la asignación de CCC/NAF de manera telemática o en la TGSS provincial. Si el NIF de la autorización corresponde con el NIF del CCC/NAF a asignar no habrá ningún problema. En caso contrario, la empresa deberá autorizar esa autorización.
Desde diciembre de 2018, es posible cumplimentar y presentar en el mismo trámite, el formulario FR.101 de "Solicitud de autorización para el uso del Sistema RED" a través del servicio denominado "Autorización para el uso del sistema RED". Este servicio permite al usuario cumplimentar y presentar en un mismo acceso ante el registro electrónico la solicitud de autorización para el uso del Sistema RED, para las modalidades de transmisión: RED Directo y Sistema de Liquidación Directa.
Este trámite está dirigido a empresas, agrupaciones de empresas, profesionales colegiados y demás personas que en el ejercicio de su propia actividad y/o en representación de los sujetos responsables, empresas o afiliados, gestionen a través del Sistema RED el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social.
Solicitar la asignación de CCC o NAF
A través del servicio de confirmación de asignación de CCC o NAF a un autorizado RED, el usuario podrá confirmar la asignación de los códigos de cuenta de cotización (CCC) de su empresa o de su número de afiliación (NAF) a un representante para que gestione en su nombre en dicho sistema sus obligaciones de Seguridad Social. Dicho de otra forma, con la asignación del CCC o NAF el autorizado RED podrá actuar en nombre del titular para realizar trámites y gestiones disponibles en el Sistema RED.
Concesión de la autorización
El titular debe confirmar la asignación del CCC o NAF al autorizado que lo ha solicitado. Realizada esta acción, los autorizados RED quedarán asignados. No obstante, también cabe la posibilidad de denegar la solicitud.
Administración de usuarios autorizados
Una vez realizada la asignación de CCC o NAF, el titular puede consultar los autorizados RED que gestionan la empresa o un NAF. Asimismo, también tienen acceso a un histórico de autorizados.
Además, el titular puede retirar la representación que tengan concedida a un autorizado RED. Este trámite se conoce como rescisión de CCC y NAF asignados a un autorizado RED.
Cómo utilizar el Sistema RED
Ahora bien, ¿cómo se utiliza el sistema RED? A continuación, te explicamos las principales claves de esta plataforma de la Seguridad Social.
Acceso a la plataforma del Sistema RED
Para acceder a la plataforma RED la empresa o autónomo tiene que estar autorizado por la TGSS. Además, hace falta un certificado electrónico válido y elegir la modalidad pertinente:
- RED Internet.
- RED Directo.
- Sistema de Liquidación Directa.
Funcionalidades disponibles
Las principales funcionalidades que incluye el sistema RED son cinco:
- Cotización. Se pueden enviar los datos de la relación nominal de trabajadores (TC2) en un formato específico definido por la TGSS.
- Afiliación. La TGSS es responsable de mantener un censo completo y actualizado de empresas y trabajadores adscritos al sistema. El soporte informático es el Fichero General de Afiliación (FGA). Una vez concedida la autorización en el Sistema RED, al usuario se le permitirá acceder al FGA, donde podrá...