El vehículo de empresa se ha convertido en un beneficio cada vez más común en el mundo laboral. Sin embargo, su uso particular por parte de los empleados plantea diversas cuestiones legales y fiscales que tanto empresas como trabajadores deben tener en cuenta. En este artículo, exploraremos en detalle los derechos adquiridos en relación con el coche de empresa, especialmente durante periodos como la baja por maternidad, así como las implicaciones fiscales y las políticas de uso que deben establecerse.
Derecho Adquirido en el Uso del Coche de Empresa
El derecho adquirido en relación a un coche de empresa es el derecho del trabajador a mantener el uso del mismo incluso cuando la empresa decide cambiar las condiciones del contrato de trabajo. Este derecho se basa en la jurisprudencia del Tribunal Supremo, que establece que los trabajadores tienen derecho a mantener las condiciones más beneficiosas que hayan disfrutado durante un periodo de tiempo prolongado.
El objetivo detrás de esta sentencia es proteger a los trabajadores de las modificaciones unilaterales de sus condiciones de trabajo por parte de las empresas. Eso sí, hoy en día no existe un plazo establecido y fijado de tiempo de disfrute de las condiciones laborables beneficiosas a partir de las cuales se establece como adquirido el derecho. Solo se puede definir, respecto al uso de coche de empresa, por jurisprudencia, que el uso del coche de empresa se haya dado durante un periodo de tiempo “prolongado” y que haya sido habitual y regular.
El trabajador puede, eso sí, renunciar expresamente al derecho adquirido.
¿Qué pasa si la empresa retira el coche de empresa al trabajador?
En el caso de que la empresa decida retirar el coche de empresa debe compensar al trabajador con otro beneficio como parte de su salario, ya sea monetario o en especie.
Uso Particular del Vehículo de Empresa: Aspectos Clave
El uso particular del vehículo de empresa debe estar expresamente autorizado, ya sea en el contrato de trabajo o mediante un acuerdo posterior entre la empresa y el empleado. Si el vehículo es exclusivamente para uso profesional, el empleado no podrá utilizarlo con fines personales en ninguna circunstancia.
Cuando se permite el uso particular del vehículo de empresa, este se considera una retribución en especie y debe reflejarse en la nómina del trabajador. Es crucial tener en cuenta que el valor de esta retribución en especie nunca podrá superar el 30% del salario total del trabajador.
Implicaciones Fiscales
La Ley del IRPF (artículos 42.1 y 43.1) establece que constituye renta en especie la utilización gratuita de bienes para fines particulares. Lo relevante, y este es el punto clave, no es si el trabajador usa el coche para fines privados, sino si puede hacerlo. Aunque el uso sea nulo, la mera posibilidad ya tributa como renta en especie.
La Dirección General de Tributos (DGT) rechaza expresamente criterios de cálculo basados en horas de uso, kilometraje o porcentajes derivados del tiempo de descanso. Sin embargo, la carga de la prueba recae sobre la empresa.
El coche de empresa no “descansa” cuando el trabajador lo hace. Mientras esté disponible para su uso privado, sigue generando implicaciones fiscales.
El Coche de Empresa como Retribución en Especie: Cálculo y Valoración
El Estatuto de los Trabajadores establece como salario, la totalidad de las percepciones económicas percibidas por el trabajador, por la prestación profesional de servicios. Ya sean dinerarias o en especie. Si se tiene derecho de uso privativo, sobre la valoración total del vehículo, se tomará el 20% de este si realiza un uso privativo 100%.
Si realiza un uso mixto, es decir, utiliza el vehículo con fines profesionales y adicionalmente tiene autorización para realizar un uso privativo. Si posterior a su uso, se hiciese entrega del vehículo. En los casos en que los vehículos objeto de la retribución en especie, pertenezcan a empresas cuya actividad principal sea la cesión de uso de vehículos automóviles (ej.: renting), el coste para valorar dicha retribución deberá ser como mínimo, el precio medio de venta al público.
El coche de empresa como retribución en especie:
- Un 15% cuando se trate de vehículos que cumpliendo los límites de emisiones Euro 6, sus emisiones oficiales de CO2 no sean superiores a 120 g/km.
- Un 20% cuando, adicionalmente, se trate de vehículos híbridos o propulsados por motores de combustión interna que puedan utilizar combustibles fósiles alternativos (auto gas y gas natural).
- Finalmente 30%, cuando se trate de vehículos eléctricos de batería o de autonomía extendida. O también vehículos eléctricos híbridos enchufables con una autonomía mínima de 15 km.
Siempre que el valor de mercado del vehículo, si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 40.000€.
Cuando se pone a disposición del trabajador un vehículo del cual puede realizar un uso privativo, deben realizarse los cálculos de imputación de uso personal que realiza del mismo. Incluyendo en su recibo de salarios, el correspondiente importe en concepto de pago en especie.
Ejemplo: Valor del vehículo híbrido: 40.000 €., con uso privado del 70%.
- 20% valor vehículo: 8.000 €.
- Uso privado 70%: 6.400 €.
- Retribución en especie anual: 6.400 €.
- Retribución en especie mensual: 533,33 €.
- Base ingreso a cuenta (IRPF 28%): 150 €.
- Ingreso a cuenta (28%): 4.480 €.
El criterio mayoritario es que hay que tener en cuenta debe ser el de la disponibilidad del coche de empresa, no el de utilización efectiva, por lo que no es posible reducir el porcentaje establecido por no usarlo para fines personales.
IVA y el Uso Mixto del Vehículo
La empresa que adquiere un vehículo para uso mixto, en la mayoría de los casos, puede deducirse el 50% del IVA soportado, ya que se entiende que el mismo está afectado al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en esa proporción (LIVA art.95.Tres.2ª). Si se demuestra que el porcentaje de uso profesional es mayor podrá deducirse más del 50% (o incluso el 100%), aunque Hacienda es muy restrictiva a la hora de aceptar ciertas pruebas de utilización empresarial.
Una reciente Resolución del TEAC ha venido a establecer que una entrega de bienes o prestación de servicios a favor de los empleados no puede considerarse onerosa (y, por tanto, sujeta a IVA) por el mero hecho de que, a efectos del IRPF, sea una retribución en especie. Sin embargo, debe entenderse que, en realidad, esa relación directa se da en la práctica totalidad de los casos de cesión de vehículo para uso privado, ya que la utilización privada del vehículo se considera como la contrapartida de los trabajos realizados por el empleado.
Por ello, debe repercutirse el impuesto al trabajador, durante el tiempo que el empleado utilice el vehículo, incluso aunque dicha utilización se prolongue más de 5 años.
Políticas Claras para el Uso del Coche de Empresa
Es fundamental que las empresas establezcan políticas claras sobre el uso de vehículos corporativos. Estas políticas deben abordar:
- Uso autorizado: Especificar si el uso es exclusivamente profesional o si se permite el uso particular.
- Gastos: Detallar quién asume los gastos de combustible, mantenimiento y reparaciones.
- Multas: Establecer quién es responsable de las multas de tráfico.
- Conductores autorizados: Indicar si terceros pueden conducir el vehículo.
Las empresas deben implementar medidas para verificar que los empleados cumplan con los requisitos legales, como mantener la licencia de conducir vigente.
Es habitual que la empresa facilite a algunos trabajadores un coche de empresa para la realización de su trabajo. Si el coche es, exclusivamente, para uso profesional, en ningún caso podrá hacer uso del mismo con fines personales. Los gastos realizados fuera de la jornada laboral, esto es, cuando se utiliza el vehículo con fines particulares, en principio, corren a cargo del trabajador.
Debe distinguirse entre multas derivadas de la conducción y multas por falta de mantenimiento del vehículo. Las multas derivadas de la conducción deben ser abonadas por el conductor, no por la empresa. Salvo que la empresa lo prohíba expresamente, es posible que un tercero o un familiar conduzca el coche de empresa.
Si se permite el uso mixto del vehículo, la parte que se destine a uso particular tiene consideración de retribución en especie y así debe computarse en la nómina del trabajador. La retribución en especie está sometida a ingreso a cuenta, que es el resultado de aplicar el tipo de retención por IRPF correspondiente al salario del trabajador al valor del uso privado del vehículo.
El uso particular del vehículo de empresa puede ser un beneficio atractivo para los empleados, pero requiere una gestión cuidadosa por parte de las organizaciones. Es esencial establecer políticas claras, cumplir con las obligaciones fiscales y fomentar un uso responsable de los vehículos.
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El Uso Indebido de Herramientas de Trabajo: Un Caso Real
En España no existe una norma que regule el uso del teléfono móvil y otros dispositivos y medios que las empresas ponen a disposición de los trabajadores. Por lo general, los jueces admiten que estas herramientas de trabajo puedan destinarse puntualmente a actividades personales siempre que se haga con moderación y se respete el código de conducta interno de la compañía.
Ese es precisamente el caso de un comercial de pinturas de Vigo que fue cesado por utilizar durante más de un año un móvil, una tableta electrónica y una furgoneta propiedad de su empresa mientras se encontraba en situación de incapacidad temporal. Ahora, el Tribunal Superior de Justicia de Galicia (TSJG) ha avalado la procedencia del despido disciplinario (y, por tanto, sin derecho a indemnización) al entender que se produjo "una vulneración del principio de buena fe contractual".
La Sala incide en que es indiferente que el total de gastos generados apenas llegue a 100 euros, pues lo que se juzga es si la actitud del trabajador fue o no sancionable. La sentencia, que da plena validez al informe de recursos humanos, considera probado que el empleado vulneró "de manera sistemática" la normativa interna de la empresa e intentó ocultarlo a sus superiores con continuas evasivas.