Una de las tareas más importantes para cualquier empresa es llevar una adecuada gestión contable, ya que permite un control efectivo de todas las operaciones y asegura el cumplimiento con las obligaciones fiscales. Entre los procesos claves en contabilidad, la contabilización del asiento de liquidación de IVA destaca por su importancia, ya que permite el registro de las operaciones relacionadas con el IVA soportado y repercutido, determinando si el resultado es a ingresar, compensar o devolver.
La correcta contabilización del asiento de liquidación de IVA permite a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, así como evitar posibles sanciones y asegurar la estabilidad de sus finanzas. Este asiento muestra el resultado de las operaciones con IVA que se han realizado en un período, reflejando si el saldo es positivo o negativo.
Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, es probable que la declaración trimestral del IVA sea una de esas obligaciones que te generan dudas (o dolores de cabeza). Sin embargo, si tienes las cosas claras, la liquidación de IVA trimestral en contabilidad puede hacerse correctamente y sin demasiadas complicaciones.
En este artículo, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre la liquidación del IVA trimestral, desde los conceptos básicos hasta los ejemplos prácticos y los consejos para evitar errores comunes.
¿Qué es la Liquidación del IVA?
La liquidación de IVA es el proceso en el que se confrontan los importes de IVA repercutido y soportado en un período. El IVA repercutido es el que cobra la empresa a sus clientes por sus ventas o servicios, mientras que el IVA soportado es el que la empresa paga a sus proveedores.
Tal y como indica la ley, el IVA es el Impuesto sobre el Valor Añadido, es un impuesto que recae sobre el consumo y no sobre la renta de las personas. Por tanto, se encuentra en los productos y servicios que las personas consumen. Posteriormente, los profesionales independientes, autónomos y empresarios deben rendir cuentas ante la Hacienda pública sobre el IVA sumado a sus servicios.
En resumen, la liquidación del IVA no consiste en pagar a la Administración Tributaria, sino en depositar las cantidades en concepto de IVA que el empresario ha ido cobrando por la comercialización de productos o servicios.
IVA Repercutido e IVA Soportado
Para poder elaborar correctamente la liquidación trimestral del IVA hay que conocer exhaustivamente las diferencias entre el IVA repercutido y el IVA soportado.
- IVA Soportado: Es el impuesto que un autónomo paga cuando compra un producto o servicio para poder ejercer su actividad profesional.
- IVA Repercutido: Es el impuesto que el autónomo recauda de sus propios clientes, es decir, el sobrecoste añadido obligatoriamente al precio de los productos o servicios producidos.
Ambos tipos de IVA deben reflejarse adecuadamente en la declaración trimestral.
Ejemplo para entenderlo mejor:
Imagina que eres diseñador gráfico. En el último trimestre has facturado 5.000€ por tus servicios. A ese importe hay que sumarle el 21% de IVA, lo que significa que el cliente te ha pagado un total de 6.050€ (5.000€ + 1.050€ de IVA). Por otra lado, durante ese mismo trimeste, has comprado un portátil para tu negocio por un total de 1.000 (IVA incluido). Aquí es importante aclarar que ese total no es solo el precio del producto, sino que dentro de esos 1.000€ hay una parte de IVA Soportado que tú has pagado.
Por aclarar un poco más sobre estos conceptos, podemos definir el IVA devengado como el IVA que cobras a tus clientes cuando emites una factura.
¿Cómo se Calcula la Liquidación del IVA?
Cómo calcular el IVA fácil y rápido.
Lo primero de todo es tener a nuestra disposición todas las facturas que hemos emitido y recibido durante el trimestre. Tenemos que tener en cuenta que el IVA repercutido puede ser desgravable si forma parte de las actividades relacionadas con nuestro negocio o emprendimiento.
Por ejemplo, un diseñador gráfico compra una tableta gráfica para realizar labores de diseño y el IVA de dicho artículo es del 21%. En este caso parte o la totalidad del IVA sería desgravable puesto que el artículo forma parte de la actividad del autónomo. La cosa puede complicarse aún más si queremos desgravarnos tickets de comida, facturas de electricidad o gasolina porque hemos necesitado desplazarnos. Es decir, tenemos que guardar esas facturas como oro en paño si queremos ahorrarnos una buena suma de dinero.
Una vez que esté calculado, tenemos que restar el IVA soportado y el repercutido para obtener la liquidación.
Liquidación de IVA = IVA repercutido - IVA soportado
¿Qué es el Asiento Contable?
Llegados a este punto muy seguramente nos preguntaremos qué demonios es un asiento contable. Pues bien, básicamente es aquella anotación que se practica en el libro de contabilidad para reflejar los movimientos económicos de un negocio o empresa. Siempre que contabilicemos una entrada o una salida de nuestra actividad económica se llevará a cabo el asiento contable.
Es importante que tengamos en cuenta que cada movimiento económico tiene que ser reflejado en dos campos: el debe y el haber.
Hay varios tipos de asientos contables:
- El asiento compuesto o también llamado asiento doble: En este se emplean dos o más cuentas en el debe y en el haber.
- El asiento de cierre: Al contrario que el de apertura, este es el último asiento del ejercicio económico.
Cómo realizar el asiento contable básico
Lo primero que vamos a hacer es un asiento contable del IVA que tenemos que ingresar. Para ello usaremos la cuenta H.P. (Hacienda Pública) 4770 para el IVA repercutido en el debe y la cuenta H.P. (Hacienda Pública) 4772 para el IVA soportado en el haber.
Si la operación sale a favor, que suele ser lo más común, usaremos la cuenta H.P. Acreedor por IVA 4750 en el haber. En el caso de que salga a deuda usaremos la cuenta H.P. Deudora por IVA 4700 en el debe.
Lo siguiente es hacer un asiento contable de la devolución del IVA que, si sale a pagar, usaremos el asiento H.P. 4750 Acreedor por IVA. Si por lo contrario sale a devolver, entonces usaremos el asiento H.P.
Fechas de Presentación de la Liquidación del IVA Trimestral
La liquidación de IVA se debe presentar trimestralmente, durante los primeros 20 días del mes siguiente a la finalización del trimestre, según las fechas siguientes:
- Primer trimestre: enero, febrero y marzo. Se presenta entre el 1 y el 20 de abril.
- Segundo trimestre: abril, mayo y junio. Se presenta entre el 1 y 20 de julio.
- Tercer trimestre: julio, agosto y septiembre. Se presenta entre el 1 y 20 de octubre.
- Cuarto trimestres: octubre, noviembre y diciembre. Se presenta entre el 1 y 30 de enero.
Te sugerimos que si en alguna ocasión no puedes pagarlo a tiempo, no lo ignores.
¿Cómo se Hace la Declaración del IVA?
La liquidación de IVA se lleva a cabo a través del modelo 303, este informe se tiene que rellenar y, posteriormente, entregarlo ante la Agencia Tributaria. Este modelo se divide en tres partes distintas.
Identificación y recogida de datos
En el primer apartado del informe se identifica al autónomo, empresario o profesional independiente, facilitando la siguiente información:
- Nombre y apellidos.
- Número de identificación fiscal.
- Trimestre al que corresponde el ejercicio.
Cuando la liquidación corresponde al cuarto trimestre del año, como se presenta en enero del año siguiente, se debe indicar el trimestre y el año del ejercicio.
Además, de esta información, se debe indicar en estos dos primeros apartados si se da alguna de las siguientes circunstancias:
- Inscripción o no en el Registro de Devolución Mensual.
- Tributación o no exclusiva por el régimen simplificado.
- Declaración conjunta o no.
- Declaración o no del concurso de acreedores.
- Facilitación de los libros de registro del IVA voluntariamente.
- Destitución o no de presentar la declaración anual del IVA.
Liquidación de los tipos de IVA
Se debe indicar el IVA soportado, repercutido y el soportado no deducible. El repercutido se debe restar al soportado, generando el resultado de la cuantía del IVA que se debe ingresar a la Agencia Tributaria.
Presentación del modelo 303
Tras rellenarlo, se puede presentar el modelo 303 con la autoliquidación del IVA de forma online a través de la web oficial de la Agencia Tributaria. También, se puede presentar presencialmente en la correspondiente Delegación de Hacienda autonómica o provincial.
Además, el IVA que se liquida trimestralmente en los modelos 303 tiene que coincidir exactamente con el declarado en el resumen anual del modelo 390.
Ejemplo de Liquidación del IVA
La mejor forma de entender este tipo de conceptos y procesos es con casos prácticos, así que vamos a ver un ejemplo de liquidación del IVA.
Imagina que, durante un trimestre, un autónomo dedicado a la venta de prendas de vestir, ha facturado 20.000€ en total. Aunque lo ideal en las facturas es que el importe correspondiente al IVA esté indicado, vamos a calcularlo. Al tratarse de ropa, el IVA correspondiente es el general, del 21%. Esto significa que el IVA repercutido en esos tres meses ha sido de 4.200 €.
Ahora bien, durante esos 3 meses, el autónomo ha tenido que comprar nuevo mobiliario para guardar las prendas y contratar los servicios de una agencia de marketing para vender más online. En total, han sido unos gastos de 3.500€, de los cuales el 21% corresponde al IVA soportado. Es decir, 735€.
¿Qué significa todo esto? A la hora de presentar el Modelo 303, el IVA repercutido total es de 4.200 € y el IVA soportado es de 735 €. La liquidación final es el resultado de restar el soportado al repercutido, el total a pagar a la AEAT en este trimestre será de:
4.200€ - 735€ = 3.465€
Errores y Consejos en la Liquidación del IVA
Presentar los modelos en Hacienda no resulta una tarea sencilla para numerosos autónomos, empresarios o profesionales independientes. Con tanta información a tener en cuenta, es habitual cometer errores. A continuación, se aportan algunos consejos para evitar los problemas en la liquidación del IVA.
- Marca la casilla 67 si te sale a pagar: Hay trimestres en los que la liquidación del IVA trimestral puede salir a devolver. Para regular este contexto en el siguiente trimestre se puede optar por salir a pagar. Esta maniobra se denomina arrastrar el IVA. Para ejercer está tarea se debe anotar la cuota del IVA negativo de trimestres anteriores en la casilla 97. Si tras arrastrar el IVA no se anota, puede provocar problemas a la hora de cumplimentar el modelo 390. Si no se marca en el modelo 303, no se podrá cuantificar en el modelo anual.
- Cuidado con la prorrata: Otro error muy relevante y común en la liquidación del IVA trimestral es incluir directamente la cuota del IVA de los gastos deducibles sin especificar la prorrata. El régimen de prorrata es un sistema que se aplica cuando se tiene que deducir el IVA soportado de actividades sujetas y exentas. La casilla 44 del modelo 303 de la liquidación trimestral es la que permite informar a la Hacienda de la prorrata, por tanto, es fundamental rellenarla. La casilla 44 no cambia el resultado final del modelo, pero siempre se debe marcar.
- El modelo 349 de las operaciones intracomunitarias: Las operaciones intracomunitarias son muy delicadas, aunque deben quedar reflejadas en el modelo 3030, también se deben presentar en el modelo 349. Presentar estas operaciones juntas no es una operación válida, pero el error se puede solucionar a través de un escrito informativo junto a otras facturas.
¿Qué modelos tributarios afectan en la liquidación del IVA?
Hay 3 modelos tributarios que afectan a la liquidación del IVA. Solo uno de ellos se considera opcional, ya que depende de los países en los que desarrolle su actividad el autónomo.
- Modelo 303: en este modelo se recoge todo el IVA repercutido y el soportado durante el trimestre. Es el que determina la cuantía de la liquidación.
- Modelo 349: este modelo, de tipo trimestral, es el que recoge todo el IVA intercomunitario del autónomo. Esta declaración solo será obligatoria cuando se realicen operaciones intracomunitarias. Para poder realizar estas operaciones es necesario estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). En los trimestres en los que no se produzcan este tipo de operaciones, no será obligatorio.
- Modelo 390: un modelo de carácter anual que sirve como resumen de las liquidaciones del IVA de todo el año. Su carácter es meramente informativo.
- Modelo 347: este modelo se presentará cuando se tengan operaciones con terceros cuando el importe total anual con al menos uno de sus proveedores o clientes sea superior a 3.005,06€. Como el modelo 390, es solo informativo.
Formas de Presentación de la Liquidación del IVA
Hasta el 1 de enero de 2023, la presentación del IVA se puede hacer en formato papel o en formato digital. A partir de esa fecha, la AEAT solo aceptará aquellos modelos que se presenten por la vía telemática a través de su página web oficial.
El modelo a presentar para la liquidación del IVA es el modelo 303, y las opciones que hay ahora mismo para presentarlo son las siguientes:
- Presencial: solicita el formulario del Modelo 303 a través de la web de la AEAT. Así, puedes descargarlo, rellenarlo y presentarlo en la Agencia Tributaria personalmente.
- Telemática (servicio de ayuda): a través de la plataforma online de la AEAT, puedes rellenar el formulario siguiendo los pasos indicados para presentar la liquidación.
- Telemática (con fichero): esta opción automatiza el proceso. Puedes cargar un fichero generado por tu software de facturación en la web de la AEAT para que el formulario del Modelo 303 se rellene solo.
¿Cómo estimar el IVA de la próxima declaración?
transacciones gravadas con IVA. A partir de esos datos calcularemos el IVA recaudado sobre las ventas y luego el IVA soportado sobre las compras.
- Para calcular el IVA soportado sobre las ventas: suma el importe total de las ventas gravadas con IVA y aplica la tasa impositiva correspondiente (generalmente del 21%, 10% o 4%, dependiendo del tipo de bien o servicio).
- Para calcular el IVA soportado sobre las compras: suma el importe total de las compras realizadas durante el período y verifica cuánto IVA has pagado en esas compras. Asegúrate de incluir solo aquellas compras que dan derecho a deducción de IVA
- Resta el IVA soportado del IVA recaudado: el resultado será una estimación del saldo de IVA a pagar o a deducir en la próxima declaración.
Es importante recordar que esta estimación es sólo eso, una estimación, y que el resultado final puede variar dependiendo de varios factores, como cambios en el volumen de ventas, modificaciones en la normativa fiscal, etc.
Como último consejo práctico, se recomienda tener una hucha en el banco separada para el IVA trimestral e ingresar en ella el IVA que estimemos que debemos liquidar. Así evitaremos pensar que contamos con más saldo del que en realidad tenemos. No olvidemos que es un dinero que el estado recauda a través de nuestra actividad.
Con esta guía completa, esperamos haber aclarado todas tus dudas sobre la liquidación del IVA trimestral. Recuerda que llevar una buena gestión contable es fundamental para el éxito de tu negocio.