De todo el papeleo al que debe enfrentarse un autónomo o una empresa en su día a día, hay algo totalmente ineludible: la fatídica y temida declaración trimestral del IVA. ¿Realmente es para tanto? Lo cierto es que no. De hecho, en esta guía paso a paso te vamos a explicar qué es, cómo se presenta y todo lo que debes saber sobre ella. Descubrirás que, en realidad, es un proceso muy sencillo y que incluso puede beneficiarte.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la declaración trimestral del IVA?
- ¿Quién tiene que presentar la declaración trimestral del IVA?
- ¿Se tiene que hacer la trimestral de IVA si no se ha tenido actividad?
- Plazos para la presentación del IVA trimestral
- ¿Qué modelos hay que presentar en la declaración trimestral del IVA?
- ¿Cómo hacer la declaración trimestral del IVA?
- ¿Qué gastos me puedo deducir en la trimestral de IVA?
- Formas de presentar la declaración trimestral del IVA
¿Qué es la Declaración Trimestral del IVA?
Por si no lo sabías ya, el IVA es el Impuesto al Valor Añadido con el que se gravan servicios y productos. Los autónomos y empresas recaudan este impuesto como sujetos pasivos cada vez que brindan un servicio o venden algún bien a un cliente. También se deducen el IVA pagado por el consumo de bienes y/o servicios necesarios para su actividad. ¿Y dónde se refleja todo eso para rendir cuentas con el Estado? En efecto en la declaración trimestral del IVA. Se llama así porque la liquidación de este impuesto se suele hacer una vez cada tres meses. Aunque es cierto que, en casos muy contados, puede ser mensual.
La liquidación del IVA trimestral es el proceso que todo autónomo o empresa que realice una actividad no exenta de IVA lleva a cabo para devolver a Hacienda el IVA que ha recaudado a través de su actividad. Los autónomos actúan como agentes recaudadores cuando facturan a sus clientes, con un IVA repercutido que cobran para, después, devolver al Estado una vez cada trimestre a través de dichas liquidaciones.
Declaración trimestral del IVA
IVA Soportado y Repercutido
Para entender mejor cómo funcionan las liquidaciones del IVA y este impuesto en general, hay que saber distinguir entre IVA soportado e IVA repercutido. Vamos a ahondar en esto.
IVA Soportado
El IVA soportado es el Impuesto sobre el Valor Añadido que un autónomo paga cuando compra un producto o servicio necesario para desarrollar su actividad profesional. La mayoría de bienes y servicios que compres para poder hacer tu trabajo trae consigo un IVA que debes soportar. Su valor es el que debes restar en la liquidación trimestral del IVA, aunque de esto ya hablaremos mejor más adelante.
IVA Repercutido
Por su parte, el IVA repercutido es la otra cara de la moneda. Es aquel que se cobra a los clientes al venderles un producto o un servicio. En este caso, no es el autónomo el que lo paga, es quien lo recauda al cobrar a sus clientes. Este es el responsable de que cada trimestre haya que “pagar” a la AEAT el IVA trimestral.
¿Quién Tiene que Presentar la Declaración Trimestral del IVA?
Todo profesional o empresa que lleve a cabo una actividad con la que se recauda IVA está obligado a presentar las declaraciones trimestrales de este impuesto. Además, es algo totalmente obligatorio, aunque ahora hablaremos mejor de eso.
¿Se Tiene que Hacer la Trimestral de IVA si No Se Ha Tenido Actividad?
Se pueden dar casos de trimestres en los que no se haya tenido actividad alguna. Sin embargo, todo trabajador por cuenta propia está obligado a presentar el IVA con su correspondiente declaración trimestral. No importa que no se hayan generado ingresos o gatos, ni tenido actividad alguna. Eludir esta obligación puede derivar en sanciones por parte de Hacienda.
Y sería un grave error porque, cuando pagas más IVA del que recaudas, esta declaración trimestral te saldrá negativa, lo que significa que Hacienda “está en deuda” con el contribuyente. Estos importes negativos se pueden acumular para futuros trimestres, lo que se denomina “IVA a compensar», o pedir a Hacienda que nos lo ingrese, denominado formalmente “IVA a devolver”.
Plazos para la Presentación del IVA Trimestral
La presentación del IVA es una declaración trimestral obligatoria para todos los autónomos. Se debe presentar 4 veces al año. ¿Cuáles son las fechas y los periodos correspondientes?
Los siguientes:
- Enero, Febrero y Marzo (trimestre 1): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de abril.
- Abril, mayo y junio (trimestre 2): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de julio.
- Julio, Agosto y Septiembre (trimestre 3): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de octubre.
- Octubre, Noviembre y Diciembre (trimestre 4): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 30 de enero del año siguiente.
Por otro lado, puede suceder que el último día del plazo de presentación sea sábado, domingo o festivo. En ese supuesto, el plazo de domiciliación corre tantos días como el de presentación. Así, por ejemplo, en 2025, los días 20 de abril y julio caen en domingo.
¿Qué Modelos Hay que Presentar en la Declaración Trimestral del IVA?
El documento principal que se debe presentar en la declaración trimestral del IVA es el modelo 303. Ahí es donde se indica todo el IVA repercutido y el IVA soportado del trimestre anterior. En caso de facturar a clientes internacionales, dentro de la UE, tiene que registrar también el IVA intracomunitario mediante el modelo 349 (generalmente, trimestral, aunque puede ser mensual en base a la facturación). Por otra parte, cada año se debe presentar también el modelo 390, que es un resumen anual del IVA.
- Modelo 303: En este modelo se recoge todo el IVA repercutido y el soportado durante el trimestre. Es el que determina la cuantía de la liquidación.
- Modelo 349: Este modelo, de tipo trimestral, es el que recoge todo el IVA intercomunitario del autónomo. Esta declaración solo será obligatoria cuando se realicen operaciones intracomunitarias. Para poder realizar estas operaciones es necesario estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). En los trimestres en los que no se produzcan este tipo de operaciones, no será obligatorio.
- Modelo 390: Un modelo de carácter anual que sirve como resumen de las liquidaciones del IVA de todo el año. Su carácter es meramente informativo.
- Modelo 347: Este modelo se presentará cuando se tengan operaciones con terceros cuando el importe total anual con al menos uno de sus proveedores o clientes sea superior a 3.005,06€. Como el modelo 390, es solo informativo.
¿Cómo Hacer la Declaración Trimestral del IVA?
Para hacer la declaración trimestral del IVA es importante que tengas tus facturas de venta y tus facturas de gasto al día, por lo que te conviene tener tu facturación totalmente actualizada. Muy importante también tener el certificado digital, sin él, nos será imposible entregar el modelo telemáticamente, u otra forma de confirmar tu identidad electrónicamente (como DNI-E).
De este modo, lo único que tendrás que hacer con el modelo 303 es indicar el importe de todo el IVA repercutido de tus facturas de venta del trimestre anterior y restar el IVA soportado de las facturas de compra.
La liquidación del IVA se hace, por lo general, una vez cada tres meses y su cálculo es bastante sencillo, siempre y cuando el autónomo o empresa tenga sus cuentas al día y las facturas actualizadas. Lo único que se debe hacer para la liquidación del IVA es agrupar todo el IVA repercutido en las facturas del último trimestre, diferenciando entre tipos de operación (intracomunitarias, exportaciones, etc.) y tipos de IVA (si procede) y restar a su valor total el IVA soportado en los gastos ligados a la actividad, siempre diferenciando entre tipos de IVA, para el caso de las operaciones interiores y diferenciando entre los distintos tipos de operaciones.
Este importe es el que se calcula en los modelos que se presentan a la AEAT, y el montante total es lo que habrá que pagar… o reclamar.
IVA total = IVA repercutido - IVA soportado
Esta simple ecuación, nos arrojará el resultado trimestral de nuestros impuestos y cuanto tendríamos que pagar (o no, si el resultado es negativo). Sin embargo, hay que tener muy en cuenta las casillas donde se rellenan los datos, si no, Hacienda podría abrirnos un requerimiento de información, o peor, una inspección.
Hay que tener en cuenta que hay que distinguir entre los distintos tipos de operaciones y facturas para poder cumplimentar correctamente nuestro modelo 303. Habrá que distinguir entre facturas emitidas, adquisiciones intracomunitarias (hay que rellenar la casilla igualmente, aunque se presente el modelo 349), inversión del sujeto pasivo, facturas rectificativas, exportaciones, etc. cada tipo de operación tiene su casilla en el Modelo 303.
Ejemplo de liquidación del IVA:
Imagina que, durante un trimestre, un autónomo dedicado a la venta de prendas de vestir, ha facturado 20.000€ en total. Aunque lo ideal en las facturas es que el importe correspondiente al IVA esté indicado, vamos a calcularlo. Al tratarse de ropa, el IVA correspondiente es el general, del 21%. Esto significa que el IVA repercutido en esos tres meses ha sido de 4.200 €. Ahora bien, durante esos 3 meses, el autónomo ha tenido que comprar nuevo mobiliario para guardar las prendas y contratar los servicios de una agencia de marketing para vender más online. En total, han sido unos gastos de 3.500€, de los cuales el 21% corresponde al IVA soportado. Es decir, 735€.
A la hora de presentar el Modelo 303, el IVA repercutido total es de 4.200 € y el IVA soportado es de 735 €. La liquidación final es el resultado de restar el soportado al repercutido, el total a pagar a la AEAT en este trimestre será de:
4.200€ - 735€ = 3.465€.
Consejos para la liquidación del IVA trimestral:
- Recuerda marcar la casilla 67 si la liquidación del IVA te sale a compensar.
- Si has pagado más IVA por tus materias primas del que has recaudado con tus ventas, la liquidación trimestral de IVA te saldrá a compensar. Marca la casilla 67 de tu modelo 303 de IVA para que la Administración lo tenga en cuenta y lo compense en el siguiente trimestre que salga a pagar.
- Mucho ojo con la prorrata y la casilla 44 del modelo 303. La prorrata es el régimen al que debes acogerte cuando deduces el IVA soportado tanto de actividades sujetas como de actividades exentas. Por fortuna no cambia el resultado del modelo, pero no debes olvidar marcar la casilla 44 del mismo si vas por prorrata.
- Desglosa las operaciones intracomunitarias. Las operaciones intracomunitarias son especiales y, aunque deben quedar reflejadas en el modelo 303, también conllevan la presentación del modelo 349. Presentar todas estas operaciones juntas no es válido, pero siempre podrás solucionar la papeleta presentando un escrito informativo junto con todas las facturas.
- Si cometes algún tipo de error en tu liquidación deberás presentar una declaración complementaria.
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¿Qué Gastos me Puedo Deducir en la Trimestral de IVA?
Puedes deducir el IVA de todos los gastos ligados a tu actividad profesional. Entre esos gastos están, por ejemplo, el alquiler de la oficina o local donde realices tu actividad (si trabajas desde casa, se puede deducir el porcentaje de esta dedicado exclusivamente al trabajo), también el teléfono profesional, las dietas, el kilometraje (en función de la necesidad de usar vehículo) y más.
Siempre y cuando se pueda justificar que es un gasto necesario para tu trabajo, su IVA se podrá deducir de la trimestral del IVA.
Para optimizar el pago de impuestos y evitar costes innecesarios, es fundamental conocer qué gastos puedes deducir en tu declaración trimestral del IVA. Para empezar, debes tener en cuenta que el IVA soportado en determinados bienes y servicios es deducible siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad económica del autónomo o la empresa. Esto implica que cumpla con los siguientes requisitos:
- Ser necesario para la actividad económica y estar vinculado a la generación de ingresos.
- Estar correctamente documentado con una factura completa (las facturas simplificadas, como los tickets, no siempre son deducibles).
- Figurar en los registros contables de la empresa o autónomo.
Estos son algunos de los gastos deducibles más habituales:
- Alquiler de oficinas.
- Material y equipos informáticos.
- Suministros y servicios profesionales.
- Transporte, dietas y gasolina en determinadas condiciones.
Evidentemente, no todos los gastos de una empresa pueden deducirse automáticamente. Hacienda revisa con especial atención algunos de ellos, por lo que es importante justificar su relación con la actividad profesional.
Gastos deducibles para autónomos
Formas de Presentar la Declaración Trimestral del IVA
La trimestral del IVA siempre se ha podido presentar en papel y en digital. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2023, será imposible presentar el modelo 303 en papel de forma presencial. Así, solo queda disponible la presentación telemática.
La Agencia Tributaria, a través de su web, te permite hacer la declaración trimestral del IVA de varias formas:
- Presentación con fichero: aportas un archivo con el que el modelo se rellena solo
- Presentación a través del servicio de ayuda: rellenas el modelo de forma digital a través de la plataforma que facilita la AEAT.
Como decíamos, también es posible solicitar el formulario del modelo para su presentación, con el fin de descargarlo, rellenarlo y presentarlo presencialmente. Sin embargo, esta opción va a quedar en desuso muy pronto.
Errores Comunes al Presentar el Modelo 303
Muchas personas cometen errores al presentar esta declaración, lo que puede dar lugar a sanciones. Uno de los errores más habituales es omitir facturas, tanto de ventas como de compras. Esto puede afectar el cálculo del IVA a pagar o devolver y generar discrepancias en futuras inspecciones de Hacienda. Para evitarlo, te recomendamos utilizar un software de facturación que registre automáticamente todas las operaciones.
En España existen tres tipos de IVA:
- General (21 %): aplicable a la mayoría de bienes y servicios.
- Reducido (10 %): para alimentos, transporte y productos farmacéuticos, entre otros.
- Superreducido (4 %): para productos de primera necesidad como pan, leche o libros.
Aplicar un tipo de IVA incorrecto puede provocar ajustes en futuras declaraciones e incluso sanciones. Antes de emitir tus facturas, consulta siempre el tipo de IVA aplicable. Como ya hemos indicado previamente, la presentación fuera de plazo conlleva recargos e incluso multas. Hacienda exige conservar todas las facturas y justificantes durante cuatro años. Por último, si realizas compras o ventas dentro de la Unión Europea, recuerda que debes declarar las operaciones en el modelo 349.
Consideraciones Específicas
Los sujetos pasivos que tributen exclusivamente a una Administración Foral y que hayan optado por diferir el ingreso del IVA a la importación previamente liquidado por la Aduana, únicamente, deben acceder a la presentación a través del trámite especifico creado en este apartado. Consignará los datos identificativos del sujeto pasivo.
Algunas casillas y situaciones requieren atención especial:
- Prorrata especial: Si el sujeto pasivo opta por la aplicación de la prorrata especial de acuerdo con lo previsto en el artículo 103.Dos. 1º de la LIVA deberá marcar la casilla correspondiente. Asimismo, también deberá marcar la casilla correspondiente cuando opte por la revocación de la aplicación de la prorrata especial de acuerdo con lo previsto en el artículo 103.Dos. 1º de la LIVA.
- Inversión del sujeto pasivo: Se consignarán las bases imponibles y las cuotas devengadas en el periodo de liquidación por inversión del sujeto pasivo (artículo 84. Uno. AIB. AIB.)
- Régimen de viajeros: En el caso de efectuar ventas en régimen de viajeros, minorará en la declaración las bases imponibles y cuotas que correspondan a las devoluciones por este régimen efectuadas en el período de liquidación.
- Modificaciones: En ninguno de los supuestos de modificación deberá procederse a desglosar por tipos de gravamen las bases y cuotas modificadas.
- Operaciones exentas sin derecho a deducción: En el caso de que la empresa realice operaciones exentas sin derecho a deducción, deberá aplicar la regla de prorrata a las cuotas soportadas. En cualquier caso, las bases figurarán sin prorratear.
- Regularización: Se hará constar el importe de la base imponible y de las cuotas deducibles rectificadas, regularizadas en las autoliquidaciones del ejercicio. No se incluirán aquellas rectificaciones que hayan sido regularizadas en autoliquidaciones de periodos anteriores (artículo 24, apartado 2.b) del RIVA).
- Bienes de inversión: Se hará constar el resultado de la regularización de las deducciones por bienes de inversión, incluyéndose, en su caso, la regularización de deducciones anteriores al inicio de la actividad.
- Deducciones provisionales: Se hará constar el resultado de la regularización de las deducciones provisionales practicadas durante el ejercicio como consecuencia de la aplicación del porcentaje definitivo de prorrata que corresponda.
- Volumen de ingresos: Se hará constar el volumen total de ingresos generados por la actividad durante el periodo, excluidas las subvenciones corrientes o de capital, las indemnizaciones, así como el IVA, y en su caso, el recargo de equivalencia que grave la operación.
- IVA a la importación: IVA a la importación liquidado por la Aduana pendiente de ingreso: se hará constar el importe de las cuotas del Impuesto a la importación incluidas en los documentos en los que conste la liquidación practicada por la Administración recibidos en el periodo de liquidación.
- Compensación de cuotas: Cuotas a compensar pendientes de períodos anteriores: se hará constar, con signo positivo, el importe de las cuotas a compensar procedentes de períodos anteriores. Cuotas a compensar de periodos previos pendientes para periodos posteriores: se hará constar, con signo positivo, el importe de las cuotas a compensar procedentes de períodos anteriores pendientes de aplicación al término del periodo objeto de la autoliquidación por no haber sido aplicadas en el mismo. El importe de esta casilla debe ser igual la diferencia entre el importe consignado en la casilla 110 y el consignado en la casilla 78.
- Discrepancia criterio administrativo: Se cumplimentará exclusivamente en caso de autoliquidación rectificativa por discrepancia de criterio administrativo cuando además la rectificación no pueda realizarse a través del resto de casillas del modelo. La expresión “Discrepancia criterio administrativo” no es equivalente al supuesto de rectificación por vulneración de norma de rango superior al que se refiere el párrafo segundo del apartado 1 del artículo 74 bis del RIVA.
- Porcentaje del volumen de operaciones: Los sujetos pasivos que tributen conjuntamente a la Administración del Estado y a las Diputaciones Forales del País Vasco (Ley 12/2002, de 23 de mayo, BOE de 24 de mayo y 15 de junio) o a la Comunidad Foral de Navarra (Ley 28/1990, de 26 de diciembre, BOE de 27 de diciembre), consignarán en esta casilla el porcentaje del volumen de operaciones en territorio común.
- Operaciones en régimen general: Se hará constar el importe total, excluido el propio IVA y, en su caso, el recargo de equivalencia, de las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por el sujeto pasivo durante el año natural en régimen general de IVA.
- Operaciones con criterio de caja: Operaciones a las que habiéndoles aplicado el régimen especial del criterio de caja hubieran resultado devengadas conforme a la regla general de devengo contenida en el art.75 LIVA: se hará constar el importe de las operaciones realizadas a las que les resulte de aplicación el régimen especial del criterio de caja del IVA, como si a las mismas no les hubiera sido de aplicación el régimen especial del criterio de caja.
- Operaciones intragrupo: Operaciones intragrupo valoradas conforme a dispuesto en los artículos 78 y 79 de la LIVA: se hará constar el importe total de las entregas de bienes y prestaciones de servicios que hayan tributado conforme a lo dispuesto en el artículo 163 octíes.
- Operaciones no habituales: Entregas de bienes inmuebles, operaciones financieras y relativas al oro de inversión no habituales: se hará constar el importe de las entregas de bienes inmuebles, sujetas al Impuesto, cuando las mismas no constituyan la actividad habitual del sujeto pasivo, y el importe de las operaciones financieras del artículo 20.
- Volumen total de operaciones: Total volumen de operaciones (Art. 121 Ley IVA): se hará constar el volumen de operaciones determinado de acuerdo con el artículo 121 de la Ley del IVA (88 = 80 + 81 + 93 + 94 + 83 + 84 + 125+126+127+128 + 86 + 95 + 96 + 97 + 98 - 79 - 99). Este apartado será cumplimentado por cualquier sujeto pasivo exonerado de presentar el modelo 390 que aplique la regla de prorrata por realizar operaciones con derecho a deducción y sin derecho a deducción simultáneamente.
- Importe total de las operaciones: 501, 506, 511, 516 y 521 Importe total de las operaciones: se hará constar el importe total de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por el sujeto pasivo, incluidas aquellas que no originan el derecho a deducir, correspondientes a la actividad de que se trate. Para el cálculo del importe total de las operaciones no se tendrán en cuenta las operaciones recogidas en el artículo 104. Para el cálculo del importe de las operaciones con derecho a deducción no se tendrán en cuenta las operaciones recogidas en el artículo 104.
- IVA deducible en operaciones interiores: IVA deducible en operaciones interiores. Casillas 700 y 701. Se haráconstar el importe total de las bases imponibles de aquellas cuotas soportadas que sean deducibles total o parcialmente y las cuotas deducibles del Impuesto sobre el Valor Añadido, soportadas en la adquisición de bienes y servicios directamente relacionados con la actividad, que no estén excluidas del derecho a deducción, después de aplicar, en su caso, la regla de prorrata. El importe de la base imponible se consignará, en todo caso, sin prorratear.
El cumplimiento de las obligaciones fiscales es clave para la estabilidad financiera de cualquier empresa. El modelo 303 es clave para el cumplimiento fiscal de autónomos y empresas.