De todo el papeleo al que debe enfrentarse un autónomo o una empresa en su día a día, hay algo totalmente ineludible: la fatídica y temida declaración trimestral del IVA. Pero, ¿realmente es para tanto? Lo cierto es que no. De hecho, en esta guía paso a paso te vamos a explicar qué es, cómo se presenta y todo lo que debes saber sobre ella. Descubrirás que, en realidad, es un proceso muy sencillo y que incluso puede beneficiarte.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la declaración trimestral del IVA?
- ¿Quién tiene que presentar la declaración trimestral del IVA?
- ¿Se tiene que hacer la trimestral de IVA si no se ha tenido actividad?
- Plazos para la presentación del IVA trimestral
- ¿Qué modelos hay que presentar en la declaración trimestral del IVA?
- ¿Cómo hacer la declaración trimestral del IVA?
- ¿Qué gastos me puedo deducir en la trimestral de IVA?
- Formas de presentar la declaración trimestral del IVA
¿Qué es la declaración trimestral del IVA?
Por si no lo sabías ya, el IVA es el Impuesto al Valor Añadido con el que se gravan servicios y productos. Los autónomos y empresas recaudan este impuesto como sujetos pasivos cada vez que brindan un servicio o venden algún bien a un cliente. También se deducen el IVA pagado por el consumo de bienes y/o servicios necesarios para su actividad. ¿Y dónde se refleja todo eso para rendir cuentas con el Estado? En efecto en la declaración trimestral del IVA.
Se llama así porque la liquidación de este impuesto se suele hacer una vez cada tres meses. Aunque es cierto que, en casos muy contados, puede ser mensual.
El IVA trimestral es una obligación fiscal para autónomos y empresas que realizan actividades sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
El modelo 303 es el formulario utilizado para la autoliquidación del IVA. Permite a los contribuyentes declarar el IVA repercutido (cobrado en facturas emitidas) y el IVA soportado (pagado en compras y gastos deducibles). La diferencia entre ambos determinará si hay que pagar a Hacienda o si procede una devolución o compensación. Este modelo debe ser presentado por:
- Los autónomos y empresas que realicen actividades sujetas a IVA, independientemente de su forma jurídica.
- Los arrendadores de inmuebles, cuando el alquiler esté sujeto a IVA.
- Los promotores inmobiliarios, al realizar entregas de bienes sujetas a este impuesto.
No obstante, algunas actividades están exentas de IVA y, por lo tanto, sus titulares no deben presentar el modelo 303.
¿Quién tiene que presentar la declaración trimestral del IVA?
Todo profesional o empresa que lleve a cabo una actividad con la que se recauda IVA está obligado a presentar las declaraciones trimestrales de este impuesto. Además, es algo totalmente obligatorio, aunque ahora hablaremos mejor de eso.
¿Se tiene que hacer la trimestral de IVA si no se ha tenido actividad?
Se pueden dar casos de trimestres en los que no se haya tenido actividad alguna. Sin embargo, todo trabajador por cuenta propia está obligado a presentar el IVA con su correspondiente declaración trimestral. No importa que no se hayan generado ingresos o gatos, ni tenido actividad alguna. Eludir esta obligación puede derivar en sanciones por parte de Hacienda.
Y sería un grave error porque, cuando pagas más IVA del que recaudas, esta declaración trimestral te saldrá negativa, lo que significa que Hacienda “está en deuda” con el contribuyente. Estos importes negativos se pueden acumular para futuros trimestres, lo que se denomina “IVA a compensar», o pedir a Hacienda que nos lo ingrese, denominado formalmente “IVA a devolver”.
Plazos para la presentación del IVA trimestral
La presentación del IVA es una declaración trimestral obligatoria para todos los autónomos. Se debe presentar 4 veces al año. ¿Cuáles son las fechas y los periodos correspondientes? Los siguientes:
- Enero, Febrero y Marzo (trimestre 1): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de abril.
- Abril, mayo y junio (trimestre 2): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de julio.
- Julio, Agosto y Septiembre (trimestre 3): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 20 de octubre.
- Octubre, Noviembre y Diciembre (trimestre 4): la autoliquidación debe presentarse entre el 1 y el 30 de enero del año siguiente.
Para las autoliquidaciones trimestrales del IVA con domiciliación bancaria, se debe tener en cuenta que las presentaciones se deberán realizar entre los días 1 y 15 del mes (excepto la de enero, que se puede presentar entre el 1 y el 25 de enero). El cobro del IVA se hará en el último día de la presentación voluntaria, es decir, si por ejemplo domiciliamos el pago del IVA del T1, debemos presentar la declaración de la autoliquidación entre el 1 y el 17 de abril, pero el cobro se hará efectivo el día 20.
¿Qué ocurre si no se presenta a tiempo? No presentar el modelo 303 dentro del plazo puede generar sanciones y recargos según el tiempo de retraso. Si se presenta sin requerimiento de Hacienda, existen dos escenarios:
- Con un retraso de hasta 3 meses: recargo del 1% más un 1% adicional por cada mes de demora.
- Con un retraso superior a 12 meses: recargo del 15% más intereses de demora.
En el caso de que Hacienda envíe un requerimiento, habrá que hacer frente a una multa mínima del 50% de la cuota resultante, que puede llegar hasta el 150% en casos graves.
¿Qué modelos hay que presentar en la declaración trimestral del IVA?
El documento principal que se debe presentar en la declaración trimestral del IVA es el modelo 303. Ahí es donde se indica todo el IVA repercutido y el IVA soportado del trimestre anterior. En caso de facturar a clientes internacionales, dentro de la UE, tiene que registrar también el IVA intracomunitario mediante el modelo 349 (generalmente, trimestral, aunque puede ser mensual en base a la facturación). Por otra parte, cada año se debe presentar también el modelo 390, que es un resumen anual del IVA.
¿Cómo hacer la declaración trimestral del IVA?
Para hacer la declaración trimestral del IVA es importante que tengas tus facturas de venta y tus facturas de gasto al día, por lo que te conviene tener tu facturación totalmente actualizada. Muy importante también tener el certificado digital, sin él, nos será imposible entregar el modelo telemáticamente, u otra forma de confirmar tu identidad electrónicamente (como DNI-E).
De este modo, lo único que tendrás que hacer con el modelo 303 es indicar el importe de todo el IVA repercutido de tus facturas de venta del trimestre anterior y restar el IVA soportado de las facturas de compra.
El resultado del trimestre será el siguiente:
IVA total = IVA repercutido - IVA soportado
Esta simple ecuación, nos arrojará el resultado trimestral de nuestros impuestos y cuanto tendríamos que pagar (o no, si el resultado es negativo).
Sin embargo, hay que tener muy en cuenta las casillas donde se rellenan los datos, si no, Hacienda podría abrirnos un requerimiento de información, o peor, una inspección. Hay que tener en cuenta que hay que distinguir entre los distintos tipos de operaciones y facturas para poder cumplimentar correctamente nuestro modelo 303. Habrá que distinguir entre facturas emitidas, adquisiciones intracomunitarias (hay que rellenar la casilla igualmente, aunque se presente el modelo 349), inversión del sujeto pasivo, facturas rectificativas, exportaciones, etc. cada tipo de operación tiene su casilla en el Modelo 303.
En esta sección se detallan los ingresos y gastos sujetos a IVA para calcular el importe a pagar, compensar o devolver.
- IVA devengado: el IVA que has cobrado en tus ventas o servicios
- IVA soportado: el IVA que has pagado en gastos deducibles para tu actividad
El resultado de la liquidación dependerá de la diferencia entre ambas cantidades. Por un lado, si el IVA devengado es mayor que el soportado, el resultado será un importe que habrá que pagar a Hacienda.
Por otro lado, si el IVA soportado es mayor que el devengado, puedes compensarlo en los próximos trimestres o solicitar su devolución en el cuarto trimestre del año.
Además, el modelo 303 dispone de diferentes casillas para calcular el resultado final:
- Casilla 27: total del IVA devengado.
- Casilla 45: total del IVA soportado deducible.
- Casilla 46: resultado de la autoliquidación.
Si el resultado es positivo, indica la cantidad a pagar.
¿Qué gastos me puedo deducir en la trimestral de IVA?
Puedes deducir el IVA de todos los gastos ligados a tu actividad profesional. Entre esos gastos están, por ejemplo, el alquiler de la oficina o local donde realices tu actividad (si trabajas desde casa, se puede deducir el porcentaje de esta dedicado exclusivamente al trabajo), también el teléfono profesional, las dietas, el kilometraje (en función de la necesidad de usar vehículo) y más. Siempre y cuando se pueda justificar que es un gasto necesario para tu trabajo, su IVA se podrá deducir de la trimestral del IVA.
Para optimizar el pago de impuestos y evitar costes innecesarios, es fundamental conocer qué gastos puedes deducir en tu declaración trimestral del IVA.
Para empezar, debes tener en cuenta que el IVA soportado en determinados bienes y servicios es deducible siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad económica del autónomo o la empresa. Esto implica que cumpla con los siguientes requisitos:
- Ser necesario para la actividad económica y estar vinculado a la generación de ingresos.
- Estar correctamente documentado con una factura completa (las facturas simplificadas, como los tickets, no siempre son deducibles).
- Figurar en los registros contables de la empresa o autónomo.
Estos son algunos de los gastos deducibles más habituales:
- Alquiler de oficinas.
- Material y equipos informáticos.
- Suministros y servicios profesionales.
- Transporte, dietas y gasolina en determinadas condiciones.
Evidentemente, no todos los gastos de una empresa pueden deducirse automáticamente. Hacienda revisa con especial atención algunos de ellos, por lo que es importante justificar su relación con la actividad profesional.
Tipos de IVA en España
En España existen tres tipos de IVA:
- General (21 %): aplicable a la mayoría de bienes y servicios.
- Reducido (10 %): para alimentos, transporte y productos farmacéuticos, entre otros.
- Superreducido (4 %): para productos de primera necesidad como pan, leche o libros.
Aplicar un tipo de IVA incorrecto puede provocar ajustes en futuras declaraciones e incluso sanciones. Antes de emitir tus facturas, consulta siempre el tipo de IVA aplicable.
Errores Comunes al Declarar el IVA Trimestral
Uno de los errores más habituales es omitir facturas, tanto de ventas como de compras. Esto puede afectar el cálculo del IVA a pagar o devolver y generar discrepancias en futuras inspecciones de Hacienda.
Para evitarlo, te recomendamos utilizar un software de facturación que registre automáticamente todas las operaciones.
Formas de presentar la declaración trimestral del IVA
La trimestral del IVA siempre se ha podido presentar en papel y en digital. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2023, será imposible presentar el modelo 303 en papel de forma presencial. Así, solo queda disponible la presentación telemática.
La Agencia Tributaria, a través de su web, te permite hacer la declaración trimestral del IVA de varias formas:
- Presentación con fichero: aportas un archivo con el que el modelo se rellena solo
- Presentación a través del servicio de ayuda: rellenas el modelo de forma digital a través de la plataforma que facilita la AEAT.
Como decíamos, también es posible solicitar el formulario del modelo para su presentación, con el fin de descargarlo, rellenarlo y presentarlo presencialmente. Sin embargo, esta opción va a quedar en desuso muy pronto.
Desde enero de 2023, las gestiones sobre el IVA se realizan únicamente por presentación electrónica a través de la sede de la Agencia Tributaria. Una vez cumplimentado el modelo 303 del IVA del trimestre correspondiente, obtendremos el total a ingresar en Hacienda. Si se realiza la declaración en el plazo estipulado para poder domiciliar el pago, se presenta el modelo de forma telemática y el pago ya se hará efectivo directamente en la cuenta del contribuyente unos días después.
El cumplimiento de las obligaciones fiscales es clave para la estabilidad financiera de cualquier empresa. La declaración del IVA es un trámite habitual para las empresas y los trabajadores por cuenta propia que realizan actividades económicas. Igual que sucede con otros trámites comunes, como la presentación de la declaración de la Renta, lo más aconsejable para cumplir con estas obligaciones tributarias y ahorrarse errores y quebraderos de cabeza es contar con la ayuda de un gestor administrativo.