Calcular la jornada laboral de tus empleados es fundamental para cumplir con la normativa vigente y evitar sanciones. El cálculo de la jornada laboral es importante en la gestión de personas y equipos.
Según la necesidad del proyecto, se deberá ofrecer a los aspirantes una oferta de jornada u otra, junto a su respectivo salario. De esta manera es vital para la planificación y optimización de recursos. Sin embargo, se deben tener en cuenta los descansos entre jornadas, así como los días y vacaciones que tendremos que tener presente a la hora de organizar nuestro equipo.
En cuanto al aspecto financiero, calcular la jornada laboral nos permitirá detallar los tipos de compensación salarial que asignaremos a nuestros trabajadores. Si bien esto puede decidirse por competencias o responsabilidades, también puede ir ligado a las horas trabajadas.
Horas de la jornada laboral
Por un lado, las horas de la jornada laboral a calcular dependerán del convenio colectivo y de la legislación vigente. No obstante, la ley sí ofrece la opción de superar las 40 horas semanales a través de las horas extra. Sí que se pueden realizar más horas en algunos casos en particular, y estas pasarán a ser horas extras.
Sin embargo, estas también tienen un máximo y se pueden retribuir a través de diferentes mecanismos. En este caso, sin embargo, las condiciones exigen que el contrato sea a tiempo parcial, con una jornada semanal mínima de 10 horas. Por otro lado, tenemos las horas complementarias.
Hay una serie de aspectos que definirán el total de una jornada laboral y que variarán según la empresa, el tipo de trabajo o el año en el que nos encontremos. De esta manera, si nos encontramos en un año normal contabilizaremos 335 días laborables, en lugar de los 365 que incluyen fines de semana y festivos.
Estos datos se convertirán en información al enseñarnos el total anual de los días que un empleado puede trabajar según su contrato. Otro elemento a tener en cuenta es el día y medio de descanso semanal que contempla el Estatuto del Trabajador. Por lo tanto, restaremos 78 días, es decir, el cálculo de multiplicar día y medio por las 52 semanas que tiene un año.
Pongamos por ejemplo que tenemos un empleado a 40 horas. La manera correcta para calcular su jornada laboral será restarle los días de vacaciones, los festivos y los sábados o domingos, según los tipos de contrato que se ofrezcan.
Ejemplo práctico de cálculo
De esta manera, si tenemos que calcular una jornada laboral, primero restaremos los 30 días de vacaciones naturales a los 365 días del año. Seguidamente, le restaremos 62 días correspondientes a los domingos y festivos.
Si el tipo de trabajo requiere que nuestros empleados solo trabajen de lunes a viernes, restaremos 48 días, ya que son todos los sábados de un año.
Sin embargo, no debemos olvidar que calcular las jornadas laborales no es lo mismo que calcular las horas de trabajo efectivas. Los diferentes tipos de descansos y pausas que existen se incluyen dentro del concepto de jornada laboral.
Es el porcentaje de horas efectivas que ha realizado un trabajador. Al calcular las horas efectivas reales, podremos ver si tenemos el mínimo, por ejemplo, para diferentes tipos de prestaciones como la de desempleo o la pensión de jubilación.
Esta variará según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, si se necesita a un trabajador por un día, deberemos coger la referencia de una jornada completa diaria que puede llegar hasta las 9 horas máximo.
La unidad de referencia dependerá de cada organización. Aunque, el Estatuto de los Trabajadores ya marca los límites dentro de los que nos moveremos. Por ejemplo, no contempla una jornada full time superior a 40 horas.
Entonces, si la jornada semanal es de 40 horas, y necesitamos que el empleado trabaje 25 horas, su coeficiente de parcialidad será del 62%. No obstante, se puede dar el caso que la jornada completa de una empresa sea de 38 horas.
Si bien los 1000 días a jornada completa son 1000 días de trabajo efectivo, tendremos que calcular cuántos días de trabajo efectivo hay en realidad en los otros 500 días que ha trabajado parcialmente. De esta manera, si una persona trabaja 500 días con un coeficiente de parcialidad del 20%, tendrá cotizados solo 100 días de los trabajados.
La importancia del coeficiente de parcialidad a la hora de calcular la jornada laboral es clave. Por otra, este recurso también es vital a la hora de marcar la cuantía a recibir en ciertas prestaciones.
A pesar de que la tarea de calcular la jornada laboral pertenece a los profesionales de la gestión de personas, los trabajadores también deberían conocer el funcionamiento de este cálculo.
Sin embargo, para realizar el seguimiento de la jornada laboral, utilizar un software que incluye la gestión del control horario nos puede facilitar algunos procesos. El cálculo de la jornada laboral está directamente influenciado por la nueva ley de control horario, que aumenta la obligación de llevar un registro detallado de las horas trabajadas.
Este registro fomenta la transparencia y previene la falta de pago de horas extras.
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Plan de Carga de Trabajo
Establecer y monitorear el plan de carga de trabajo de tus equipos es fundamental para cumplir con los plazos de un proyecto sin descuidar su calidad. Este plan proporciona visibilidad sobre la actividad futura de los empleados, lo que permite equilibrar los períodos o equipos que podrían estar sobrecargados.
Para establecer un horario de carga de trabajo, los empleados se asignan a tareas de acuerdo con sus funciones, antigüedad o habilidades. Por lo tanto, para que se respete el plan, es imperativo tener en cuenta la disponibilidad de todos.
La tasa de carga, también conocida como Taux Congés Exclus (o TACE), es un indicador clave del rendimiento de una empresa. Las tasas de ocupación incluyen toda la carga, ya sea que genere ingresos o no.
Por lo tanto, es necesario determinar los objetivos de TACE que se pretenden alcanzar. Estos varían según el rol de los empleados. Este objetivo está estrechamente vinculado a la rentabilidad. El coste de un empleado es fijo.
Para que generen un beneficio para la empresa, deben trabajar x número de días al mes, en función de su precio medio de venta.
Configuración de un Plan de Carga de Trabajo
Para configurar un plan de carga de trabajo, se debe establecer una capacidad de recursos. Este último reúne a todos los empleados que trabajan en los proyectos, para no omitir parte de la capacidad y evitar sesgar el análisis. Sin embargo, no es necesario incluir a los equipos de apoyo en el análisis, ya que no trabajan en proyectos facturables.
A continuación, deberá determinar la capacidad de cada empleado. ¿Cuántas horas hay disponibles al día por persona? La duración puede variar en función del tipo de contrato de tus empleados: algunos trabajan 35 horas, otros 40 horas, otros pueden ser a tiempo parcial...
Como su nombre indica, la TACE debe reconocer el impacto de la licencia en el cálculo. Por lo tanto, su plan de carga de trabajo debe incluir todas las vacaciones de sus empleados.
Las fechas de los días festivos son importantes, porque el análisis del TACE generalmente debe realizarse en períodos definidos (por semana, por mes, por trimestre, etc.). Lo ideal es que las vacaciones en el plan de carga de trabajo se actualicen automáticamente para que el cálculo de las capacidades previstas esté al día.
Hay que tener en cuenta el hecho de que algunos empleados pueden tener contratos a tiempo parcial, pero también posibles paros laborales o permisos de maternidad/paternidad, por ejemplo. Al integrar estos datos, el cálculo del plan de carga de trabajo es ciertamente fiable. Por lo tanto, es necesario consultar con RRHH para establecer su cálculo desde el principio.
Para ser precisos en el cálculo de las tasas de carga, también es necesario tener en cuenta el tiempo dedicado a los proyectos internos.
La actividad de un empleado alterna entre el trabajo en proyectos para los clientes, lo que genera facturación, pero también proyectos internos o cualquier otro tipo de actividad no facturable.
Entre estos trabajos internos que reducen la capacidad de trabajar en los proyectos de los clientes se encuentran la gestión, la formación, pero también la gestión interna de proyectos. Por ejemplo, puedes determinar el número de horas o el porcentaje de tiempo dedicado a este tipo de actividad según el nivel de los empleados.
Todo el presupuesto del proyecto debe asignarse a los empleados y la carga de trabajo debe posicionarse a lo largo del tiempo. Si ha completado los pasos anteriores, ahora podrá analizar los factores de carga previstos y analizar en qué difieren de sus objetivos.
La granularidad del análisis por rol o por antigüedad permite evaluar los riesgos de sobrecarga o sobrecarga de trabajo de un grupo de empleados. También puede ser útil para analizar el progreso de una actividad actividad.
Si hay un desfase demasiado grande, es crucial asegurarse de que la asignación de cada miembro del personal a las tareas del proyecto corresponda a su nivel de competencias y experiencia, pero también que esté en consonancia con las tareas propias de su función y sus competencias.
En conclusión, es imperativo establecer un plan de carga para poder monitorear la tasa de carga. En primer lugar, hay que definir los objetivos a alcanzar.
En cuanto al formato de su plan de carga de trabajo, por supuesto, puede construirlo en una hoja de cálculo como Excel o Google Sheet, según sus preferencias y su uso.
Por lo general, hay tres tipos de gastos en la gestión del personal: carga real (tiempo realmente dedicado a las tareas), carga restante (tiempo necesario para completar el trabajo en curso) y carga proyectada (tiempo estimado para proyectos futuros).
El plan de carga de trabajo proyectada es una herramienta que permite visualizar, durante un período determinado, la carga de trabajo esperada para cada recurso o equipo.
La carga de trabajo representa la cantidad de trabajo que debe realizarse, expresada en horas o días, mientras que la capacidad se refiere a la cantidad de trabajo que un recurso o equipo puede absorber durante un período de tiempo determinado.
Si al finalizar el año natural hubieses superado el máximo de horas que te correspondan, la empresa te tiene que compensarte ese exceso de jornada con tiempo libre o abonártelo como horas extraordinarias.
Las Jornadas iguales o inferiores a 30 horas semanales no están sujetas a distribución irregular. El descanso semanal se podrá acumular en periodos de hasta 14 días, dentro de los cuales habrá un mínimo de 3 días de descanso.
El Convenio garantiza la libranza de al menos dos fines de semana al mes.
Medidas de Tiempo
En este caso vamos a hablar de las medidas de tiempo. El reloj es el instrumento que utilizamos para medir el tiempo. Tomaremos el día como nuestra unidad de referencia.
Las medidas de tiempo más grandes que el día permiten medir periodos prolongados y son fundamentales en disciplinas como la astronomía, la historia y la geología. La primera de estas unidades es la semana, compuesta por siete días, seguida del mes, cuya duración varía entre 28 y 31 días según el calendario.
Más allá del año, se encuentran unidades mayores como la década (10 años), el siglo (100 años) y el milenio (1,000 años).
En la siguiente imagen se puede ver que para pasar de días a minutos horas a minutos hay que multiplicar por 60 y para pasar de minutos a segundos también hay que multiplicar por 60.
Absentismo Laboral
Reducir el absentismo laboral es uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad por las consecuencias que tiene a nivel organizativo. El absentismo laboral se refiere a la ausencia de un trabajador en su lugar de trabajo durante el horario laboral, independientemente del motivo.
Todo esto requiere un esfuerzo por parte de la empresa ya que conlleva tiempo y puesta en marcha de recursos de los que muchas organizaciones no disponen. El factor de Bradford sirve para resolver este problema, ya que se encarga de detectar el absentismo recurrente.
Según el último informe trimestral de absentismo laboral elaborado por Randstad Research la tasa de absentismo laboral en España el tercer trimestre de 2022 se ha situado en un 5,4%. Los costes derivados del absentismo son un factor clave en la competitividad y eficiencia de las organizaciones.
Existen diversas medidas que pueden adoptar las organizaciones para disminuir el absentismo laboral y los costes que conlleva.
Son aquellos casos de absentismo puntual, justificado, de corta duración y poca recurrencia en el tiempo. El análisis de la acumulación de ausencias por trabajador resulta una herramienta valiosa.
El Factor de Bradford es un buen índice que nos permite identificar y analizar este tipo de situaciones. Tienen un elevado impacto en los indicadores de absentismo.
El aumento del estrés, la baja motivación o un descenso de la productividad son algunas de las consecuencias más evidentes de una mala salud emocional en el trabajo.
Consideraciones Finales para los Trabajadores
Por eso, el último trimestre del año es la época más adecuada para que los trabajadores hagáis vuestros propios cálculos y -nunca, nunca, nunca… - os fieis de los cálculos de la empresa y menos aún de lo que digan las nóminas de las “asesorías Pepe”.
Recordad que estas asesorías no son algo así como un ente neutral, arbitral o independiente, sino que la empresa es su cliente, no vosotros. A estos efectos, estas asesorías son lo mismo que la empresa.
Creerse que una nómina, una jornada, unas vacaciones o unos festivos estén bien calculados o distribuidos porque no los haya hecho el empresaurio, sino su “asesoría Pepe”, es como creerse que Al Capone no te está extorsionando porque tiene un contable que le hace los papeles oficiales.
Afortunadamente, cada vez hay más trabajadores que no están dispuestos a tragar con las típicas ilegalidades de los empresaurios, pero sí que están dispuestos a reclamar lo que les deban y/o a irse a otro empleo cuando descubran que les han estado engañando durante años. Eso lo hemos notado claramente en Laboro después de la pandemia.
Las horas extras son voluntarias por defecto. Solo son obligatorias si así lo dice específicamente el convenio o el contrato. Podéis contar con los dedos de la mano izquierda del Capitán Garfio los que lo dicen.
Si trabajas 40 horas todas las semanas y tu convenio tiene una jornada anual de menos de 1.826 horas, probablemente te vas a pasar de la jornada anual. Por no decir seguro al 100%.
Todos conocéis esos truquitos de empresaurio con las vacaciones y festivos. Empezar las vacaciones en sábado, ponerte los días de descanso semanal en los festivos… Algunos son legales y otros no, dependiendo del caso.
No hay absolutamente ningún sector en el que los trabajadores no tengan derecho a disfrutar de los festivos o compensarlos.
Tened en cuenta que el dato de las horas de trabajo que realmente habéis hecho no se calcula a la cuenta de la vieja. Porque no todos los meses tienen los mismos sábados y domingos. No todos los años tienen los mismos días laborables.
No es lo mismo tener vacaciones o festivos en días de jornada reducida de verano que en días de jornada normal de invierno.
Para obtener el dato de las horas de trabajo realmente hechas, sencillamente hay que contarlas. A partir de los datos de las horas hechas realmente cada mes y cada año es como se pueden calcular lo que os deban de nóminas normales, horas extras, días de vacaciones, etc.
En caso de que os debieran algo, procedería demanda de reclamación de cantidad en caso de que se negaran a pagaros. Tendrías de plazo hasta 12 meses después de acabado el año.
Para finalizar, recordad una vez más que no es obligatorio contratar abogado ni recurrir a un sindicato para una sencilla demanda de reclamación de cantidad contra la empresa.
En resumen, estas demandas simplemente dicen que la empresa te tendría que haber pagado A, pero te pagó B, por lo que reclamas A-B y el 10% de interés moratorio. La B ya la tienes porque es la que dicen las nóminas. En algunos casos puede ser algo tedioso calcular la A. En otros es extremadamente sencillo.
Calculadora de Jornada Laboral
El entorno laboral actual se caracteriza por su flexibilidad y dinamismo, y esto se refleja también en la gestión del tiempo de trabajo. Cada vez es más frecuente que los empleados se acojan a modelos laborales diversos, como la jornada flexible o el trabajo a tiempo parcial en sus distintas variantes.
Una calculadora de jornada laboral puede ser de gran ayuda para simplificar este proceso.
Cálculo de la jornada laboral:
- El cálculo adecuado de la jornada laboral parte de la jornada teórica estipulada en el contrato y del número de días laborables semanales.
- En modelos mixtos, puede ajustarse el cálculo.
- Se parte de los 365 días del año y se restan los días no laborables: fines de semana, festivos, vacaciones, bajas, etc.
Créditos ECTS y Horas de Trabajo en la Universidad
Una duda bastante básica pero importante que pueden tener los alumnos universitarios es cuántas horas de trabajo se reconocen oficialmente por los créditos que forman su titulación.
- Desde que se aprobara el Real Decreto 1125/2003 (que también implantó las calificaciones oficiales cuantitativas -de 0 a 10- y su correspondencia con las cualitativas -suspenso, aprobado, etc.- que usamos hoy), se emplea en España el sistema ECTS (European Credit Transfer System) para establecer la cantidad de trabajo que suponen para el alumno los planes de estudio universitarios.
- En España se decidió que una titulación oficial de grado universitario tuviera un plan de estudios de 4 años de duración en el que hubiera un total de 240 créditos ECTS (Real Decreto 1393/2007).
- En cualquier caso, los 240 créditos totales repartidos entre los 4 años nos dan 60 créditos ECTS por año, como obliga el R.D.
En España, los estudios universitarios dividen oficialmente el año académico en 2 cuatrimestres desde que, tras la guerra civil española, el régimen dictatorial estableciera las bases de su nuevo sistema docente (en agosto de 1943, para más señas: Ley sobre la ordenación de la Universidad española, art. 18-d).
Como aquí hay 2 cuatrimestres lectivos al año, ya sea por tradición o por falta de derogación de una norma carpetovetónica, tenemos 30 créditos por cuatrimestre.
Esos 30 créditos se pueden repartir a su vez de forma exacta en 5 asignaturas de 6 créditos cada una, que es lo que hacen todos los planes de estudio de grado que conozco.
Podemos considerar asimismo que un cuatrimestre universitario dura 20 semanas naturales si incluimos los períodos de exámenes finales del mismo, que suelen ocupar alrededor de un mes de trabajo para los estudiantes. Un curso, por tanto, durará 40 semanas en nuestros cálculos, lo que entra dentro del rango de entre 36 y 40 semanas establecido por el R.D.
Según la Guía de uso de ECTS de la UE, “la equivalencia de la carga de trabajo [de un alumno] de un curso académico a tiempo completo con 60 créditos ECTS se formaliza a menudo a través de las disposiciones legales nacionales. En la mayoría de los casos, la carga de trabajo oscila entre 1500 y 1800 horas por curso académico, es decir, un crédito equivale a entre 25 y 30 horas de trabajo“.
Esto lo ratificó en España, en iguales términos, el anteriormente mencionado Real Decreto 1125/2003, por lo que quedó fijado el rango de 25 a 30 horas de trabajo del alumno por cada crédito ECTS (artículo 4-5).
No he encontrado normativa alguna que obligue a o recomiende un número concreto de horas por crédito dentro del margen establecido de entre 25 y 30, pero por lo que yo conozco, lo habitual en España en estudios universitarios de grado es que 1 crédito ECTS equivalga a 25 horas totales de trabajo del alumno.
Las 150 horas de una asignatura cuatrimestral, divididas entre las 20 semanas del cuatrimestre, dan 7.5 horas por semana de trabajo del alumno en dicha asignatura. En fin, el caso es que las 7.5 horas por semana multiplicadas por 5 asignaturas son 37.5 horas semanales para todas las asignaturas de un cuatrimestre para un alumno matriculado en uno y sólo en un curso.
Esto coincide bastante aproximadamente con lo que supone la jornada laboral actual de un adulto en edad de trabajar en nuestro país (la legal, quiero decir).
Así que, en resumen, una asignatura de 6 créditos de grado se corresponde oficialmente para el alumno con 4 horas de clase más 3.5 horas de trabajo propio (estudio, tutorías, escritura de memorias de prácticas, etc.) a la semana.
donde A es el número de asignaturas por curso, Ca el número de créditos por asignatura, Hc el número de horas por crédito y el superíndice ‘+’ indica no considerar el 0 en el caso de los números naturales ni tampoco los negativos en el caso de los reales (la penúltima ecuación asegura que hay 2 cuatrimestres con el mismo número de asignaturas cada uno).
Que el rango establecido por el Gobierno de España para las horas por crédito era el único posible, dadas las indicaciones de la UE, si establecía 240 créditos por año durante 4 años.
La segunda ecuación sólo tiene un pequeño subconjunto de soluciones que sean exactas hasta con 2 decimales. La siguiente tabla indica, para cada uno de los correspondientes valores de Ca de dichas soluciones, el número de asignaturas por curso que habría.
| Créditos por Asignatura (Ca) | Asignaturas por Curso |
|---|---|
| 6 | 20 |